Pour fonctionner, toute entreprise a besoin de s’approvisionner en divers produits, services, matériaux, composants etc. Les stratégies d’approvisionnement doivent alors être optimisées afin de permettre à l’entreprise de rester compétitive (maîtrise du budget, gain de temps et d’argent, opportunités de remises, qualité des relations fournisseurs…). Cette optimisation de la stratégie achat doit notamment prendre en compte les différentes catégories d’achats. Chacune d’entre elles nécessite en effet une réflexion et un traitement spécifiques.

Les achats indirects : qu’est-ce que c’est ?

Les achats d’une entreprise sont généralement classés en deux catégories distinctes :

  • Les achats de production : il s’agit des achats entrant directement dans le cœur d’activité de l’entreprise. Ces achats sont indispensables à la composition des produits finis. Il peut s’agir de matières premières et de composants.
  • Les achats indirects (ou achats non stratégiques) : cette catégorie regroupe tous les achats nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise mais qui ne concernent pas la conception des produits/services vendus. Sont classés dans les achats indirects les fournitures de bureaux, les services de nettoyage, les frais de déplacements, le consulting, la location de véhicules etc.

Parmi ces achats indirects, on distingue également la sous-catégorie des achats sauvages. Ces derniers concernent les dépenses ponctuelles et irrégulières servant à faire face aux événements imprévus : location de sièges supplémentaires à la dernière minute pour un séminaire, achat de sel pour sécuriser le parking en temps de neige, réparation d’un véhicule en panne, stockage de produits additionnels inattendus etc. Ces achats sauvages difficiles à gérer méritent un traitement particulier et la mise en place d’une stratégie spécifique.

Zoom sur les achats sauvages

Les achats sauvages représentent environ 5 % du volume d’achats des entreprises, 20 % du total des achats indirects et ne respectent en général pas la politique d’achat mise en place. Découlant d’événements imprévus, ils sont majoritairement réalisés en urgence par les utilisateurs qui négligent alors la stratégie achat existante. Pour seulement 5% du volume d’achat total, les achats sauvages représentent 80 % des coûts administratifs. Les multiples fournisseurs à gérer, les nombreuses transactions à traiter, les livraisons à organiser pour ces achats sporadiques ont un coût considérable.

La gestion de ces achats sauvages est donc compliquée pour l’entreprise qui a du mal à les identifier. En termes stratégiques, les achats sauvages sont cependant une vraie mine d’or pour l’entreprise puisque, gérés astucieusement, ils permettent de faire de grandes économies.

Quelle stratégie à adopter ?

Afin d’optimiser la stratégie des achats indirects et plus précisément des achats sauvages, il est nécessaire dans un premier temps d’optimiser son portefeuille fournisseurs. Plutôt que de traiter avec un grand nombre de fournisseurs différents et non-référencés engendrant énormément de pertes de temps et d’argent, il est important d’identifier un ou deux fournisseurs principaux proposant une large gamme de produits indirects. Les besoins seront ainsi mieux couverts, les transactions facilitées, le traitement des livraisons, des factures et des paiements simplifiés. En concentrant les quantités auprès d’un fournisseur de référence, l’entreprise peut ainsi bénéficier de remises sur le volume acheté tout en réduisant ses dépenses administratives.

Deuxième axe d’amélioration de la stratégie achats indirects : passer à la solution e-procurement qui permet notamment l’utilisation d’une plateforme numérique (sous forme de catalogue) pour la sélection et l’achat des produits indirects. L’e-procurement permet non seulement un processus achat simplifié grâce à l’automatisation des tâches mais aussi un réapprovisionnement plus rapide, une meilleure visibilité sur les dépenses, une disparition des erreurs de paiement et une réduction des coûts sur les transactions.