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Si vous êtes à la tête d’une entreprise, vous devez absolument savoir qu’il est important d’archiver vos documents administratifs, de manière systématique. Vous souhaitez convaincre vos collaborateurs par rapport à cela ? Découvrez dans cet article les arguments que vous devez les présenter pour qu’ils suivent votre exemple en matière d’archivage administratif.
L’importance de l’archivage des documents administratifs au sein d’une entreprise
Il est primordial pour chaque entreprise de bien se préoccuper de ses différents documents (qui peuvent être gérés via my people doc par exemple). C’est pourquoi il est indispensable d’avoir une bonne gestion des archives, qui répond à de véritables enjeux économiques. En effet plus qu’une contrainte légale qu’il faut obligatoirement respecter, l’archivage est une véritable nécessité. Pour information, la gestion des archives, qu’elles soient courantes, intermédiaires ou définitives touche deux principaux services coordonnés et indissociables : le service des archives et le dépôt d’archives.
De ce fait, l’archivage des documents en version papier correspond à une véritable procédure qui semble être complexe si, ni les bonnes pratiques, ni les règles ne sont pas bien respectées. En effet, leur respect doit se faire aussi bien sur le plan du stockage que sur le plan du classement. Ainsi, quelle que soit la forme ou bien l’activité, l’archivage de vos documents ne doit pas être pris à la légère. En plus de cela, elle repose essentiellement sur des actions très simples, qui sont :
- le rangement ;
- le classement ;
- la conservation.
Les étapes de la gestion de vos archives administratives
Il existe quatre principales étapes pour archiver vos documents administratifs. En effet, vous devez :
- identifier et authentifier chacun de vos documents à archiver ;
- stocker vos archives ;
- conserver et consulter vos archives ;
- détruire ou classer vos documents archivés.
L’étape d’identification et d’authentification
Cela se fait de manière automatique. Il est important de passer par l’étape d’identification étant donné qu’elle aide à déterminer l’authenticité de vos archives. De ce fait, vous pouvez déterminer les conditions de conservation à adapter.
Pour ce qui est de l’authentification de vos documents d’archives, vous devez les dater. Assurez-vous ensuite qu’ils n’aient pas subi aucune modification.
L’étape de stockage de vos documents administratifs
Ce processus doit être très organisé. En effet, il faut que vos documents administratifs archivés soient faciles à retrouver. De ce fait, vous pouvez opter pour différents types de rangement, notamment l’armoire, le bac, la boîte, la palette, le rack ou encore le container de stockage.
Comment conserver et consulter vos archives administratives ?
Il faut suivre certaines règles de base pour conserver et consulter vos dossiers archivés afin de ne jamais les détériorer ou les perdre. C’est pourquoi au sein des importants centres de conservation dédiés aux archives, chaque personne qui souhaite consulter les documents papier est répertoriée dans un registre. Les documents qui y sont archivés sont protégés. Beaucoup d’outils pour archiver vos documents professionnels existent ; on peut citer Arkevia comme une référence pour les enrteprises.
Détruisez ou classez vos documents
Chaque document administratif est unique et a ses propres règles de conservation. C’est au spécialiste des archives de gérer, soit le classement final, soit la destruction définitive des documents administratifs archivés. Cela va entièrement dépendre de la durée d’utilité administrative (DUA).
