Vous avez créé une petite entreprise et devez traiter une transaction. Et maintenant ? Il est temps de mettre en place les bons outils pour stimuler les ventes et la croissance.

La plupart des entreprises ne peuvent pas être compétitives, et encore moins fonctionner seules, sans caisse enregistreuse. Tout le monde n’a pas besoin d’un système de point de vente de haute technologie. C’est une dépense coûteuse. Lisez cet article pour en savoir plus.

Cependant, vous avez toujours besoin d’un équipement qui peut accepter toutes les formes de paiement. Peut-être même suivre des données précieuses. C’est pourquoi vous avez besoin d’une caisse enregistreuse.

Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse pour les petites entreprises ?

Les caisses enregistreuses sont un système traditionnel de traitement des paiements électroniques au point de vente au comptoir. La caisse enregistreuse comprend généralement un tiroir pour stocker les espèces et du matériel pour traiter les paiements par carte de crédit.

Elles permettent de garantir la rapidité de la phase de paiement de votre entreprise tout en conservant des enregistrements précis de vos transactions quotidiennes. Elles sont essentielles pour créer une expérience client positive.

Une caisse enregistreuse peut faciliter les opérations sans compliquer le processus. Elles fonctionnent bien pour une entreprise qui a besoin d’une machine simple pour comptabiliser les ventes, effectuer les paiements des clients, encaisser l’argent et imprimer les reçus.

Chaque marque et chaque modèle étant différent, le matériel que vous choisirez sera influencé par le flux de travail.

Voici quelques caractéristiques offertes par les caisses enregistreuses électroniques d’aujourd’hui :

– Options de traitement des cartes de crédit

– Processus de vente et de paiement

– Impression et envoi des reçus par courrier électronique (papier ou e-mail)

– Lecteurs de codes-barres et imprimantes externes

– Enregistrement des données des clients

Vous devriez être capable de calculer les taxes, les pourboires et les remises, de traiter les échanges/retours et d’intégrer un lecteur de codes barres. Bien que populaires dans la plupart des systèmes de point de vente (POS), certaines caisses enregistreuses ont également la capacité d’effectuer des fonctions plus approfondies, comme :

– Gestion des employés

– Produits, prix et inventaires

– Rapport sur l’analyse

– Programmes de marketing et de fidélisation des clients

– Site web et intégrations en ligne

Une caisse enregistreuse doit être facile à mettre en place et à utiliser. Certaines caisses enregistreuses peuvent également gérer la connectivité entre plusieurs magasins pour la gestion au niveau de l’entreprise. Si vous avez déjà des systèmes en place (comme QuickBooks), cherchez une solution avec des intégrations faciles.

Pourquoi avez-vous besoin d’une caisse enregistreuse ?

Une caisse enregistreuse pour les petites entreprises accélère le processus de paiement et garantit une interaction positive avec les clients. Un processus de caisse lent et une longue file d’attente peuvent avoir un impact négatif sur les affaires. Les gens n’aiment pas attendre et si votre équipement est obsolète, ils le feront probablement.

Service clientèle

Une mauvaise expérience peut compromettre les efforts que vous avez déployés jusqu’alors pour le client. Elle peut également frustrer l’employé et conduire à son désengagement. Cela rend le travail du caissier plus difficile et prend plus de temps pour réaliser une vente.

Une caisse enregistreuse donne au caissier plus de temps pour se concentrer sur le client. Cela lui permet d’améliorer son expérience et de stimuler les ventes. Elle crée une situation détendue où l’interaction peut être encouragée.

Rapports détaillés

Une caisse enregistreuse fournit également au client un reçu de vente détaillé. Elle lui donne des informations sur la transaction, ainsi que sur les futures promotions et les coordonnées de contact. Le reçu peut contenir des informations telles que :

– la date et l’heure

– ID du vendeur

– Politique de remboursement/retour

– Promotions des ventes

– Coupons

C’est un excellent outil pour garder une trace précise de vos opérations quotidiennes. Même s’il ne s’agit que de transactions que vous enregistrez.

Sécurité

L’amélioration de la sécurité est également un avantage des caisses enregistreuses. Les caisses sont verrouillées en toute sécurité jusqu’à ce qu’une transaction soit effectuée avec succès. Seul le caissier peut déclencher l’ouverture du tiroir.

Les caisses enregistreuses permettent également d’éviter que de l’argent ne soit exposé en public, comme un pot à pourboire. Cela réduit les risques de vol ou de détournement de fonds dans les magasins. Chaque transaction est entièrement enregistrée avec l’heure, la date et le nom du vendeur qui a ouvert la caisse.

Les cadres supérieurs peuvent recevoir un code d’annulation ou une clé d’accès au cas où ils auraient besoin d’effectuer un remboursement. À part cela, le tiroir reste fermé et verrouillé.

Options de paiement multiples

Les caisses enregistreuses des petites entreprises fonctionnent avec des lecteurs de cartes intégrés. Cela permet à un commerçant d’accepter des paiements instantanés par carte de crédit qui sont traités en toute sécurité par des lecteurs de code PIN. Avec une caisse enregistreuse, une entreprise peut accepter :

– Argent liquide

– Cartes de crédit et de débit

– Vérifications

– Bons d’achat

– Cartes de fidélité ou cartes-cadeaux

– Autres méthodes (comme Apple Pay)

En offrant aux clients un large éventail d’options de paiement, vous invitez davantage de personnes dans votre magasin et améliorez l’expérience du consommateur.

Audits et rapports

Contrairement à un tiroir normal, les caisses enregistreuses enregistrent des informations détaillées sur chaque transaction de vente. Tous les reçus de vente au comptoir sont saisis dans les caisses enregistreuses. Cela signifie que si votre entreprise fait l’objet d’un contrôle, vous disposez d’un enregistrement de chaque transaction avec la date, l’heure et l’employé.

Les registres vous permettent également de corroborer les niveaux de stock, de faire correspondre les inventaires et d’établir une piste d’audit claire. Une entreprise peut l’utiliser pour s’assurer que les coûts entrants et sortants sont correctement équilibrés.

Les avantages d’une caisse enregistreuse

Il y a des avantages évidents à équiper votre magasin d’une caisse enregistreuse.

L’objectif premier doit toujours être d’engager le client, mais, selon le système, d’autres avantages sont à prendre en compte :

– Suivi des transactions des clients

– Vérification rapide

– Recherche de prix

– Impression des reçus

– Gestion des données clients

Les modèles haut de gamme offrent des fonctions plus avancées, telles que des rapports détaillés et le contrôle des stocks. Les programmes faciles à utiliser comprennent simplement un écran de clavier et une imprimante.

Inconvénients possibles

Bien que relativement simples, les caisses enregistreuses nécessitent encore une certaine formation pour fonctionner. Tous les modèles varient, de sorte qu’une formation sur la caisse est généralement nécessaire pour les nouveaux employés. Elles peuvent également se différencier par leurs caractéristiques mécaniques, comme le nombre de clés et le type d’imprimante. Il peut donc être plus difficile de former les nouveaux employés qui sont habitués à d’autres machines.

Un autre inconvénient possible est qu’il n’y a généralement pas de stockage dans le nuage. Cela signifie que si la machine fonctionne mal, vous pourriez perdre des données. Les coupures de courant peuvent entraîner un manque de productivité. Votre seule autre option serait un registre avec un logiciel de point de vente, mais cela peut devenir coûteux. Certaines caisses enregistreuses utilisent une batterie de secours pour pallier cette faille du système.

Secteurs d’activité d’une caisse enregistreuse

De nombreuses sociétés de caisses enregistreuses s’adressent à des secteurs spécifiques pour lesquels le matériel est conçu. Voici quelques-unes des fonctions communes à chaque type de matériel :

Caisses enregistreuses pour les bars

Les caisses des bars doivent toujours inclure les ventes à l’unité et en dollars. L’unité est ce que vous vendez, et le montant en dollars est ce que vous encaissez.

D’autres caractéristiques clés que les bars peuvent rechercher sont

– Transactions de base

– Barèmes et chèques fractionnés

– Surveillance des employés (horaires et pointage)

– Gestion des menus (happy hour)

– Contrôle des stocks

Le coût et l’inventaire sont importants pour un bar très fréquenté. Une caisse enregistreuse qui possède ces deux caractéristiques est la plus adaptée à cet environnement.

Les caisses enregistreuses pour le commerce de détail

Ce type d’industrie bénéficie largement des stratégies KYC (know your customer). Une caisse enregistreuse pour le commerce de détail devrait être fortement axée sur le suivi des données relatives aux consommateurs et leur utilisation dans le cadre de programmes de fidélisation.

Un magasin de vente au détail pourrait chercher une caisse enregistreuse avec :

– Accepte tous les types de paiements

– Sécurité des tiroirs à clé

– Rapports détaillés sur les clients

– Programmes de fidélisation et de cartes-cadeaux

– Marketing automatisé

Certaines de ces fonctionnalités ne sont pas fournies avec le seul matériel. Vous devrez peut-être aussi acheter un logiciel de point de vente pour l’utiliser. Cependant, le suivi de vos clients réguliers et nouveaux est vital pour la prospérité d’un commerce de détail.

Caisses enregistreuses pour les restaurants

La caisse d’un restaurant diffère légèrement de celle d’un bar en ce sens qu’il s’agit beaucoup plus d’une gestion de stock et de cuisine.

Le matériel qui convient à ce secteur doit inclure des facteurs tels que

– Capacité à accepter tous les types de paiements

– Gestion des menus

– Communication dans la cuisine

– Programmes de fidélisation

– Rapport détaillé

Bien entendu, la taille de votre entreprise vous dictera aussi exactement ce dont vous avez besoin. Si ce n’est pas nécessaire, trouvez un registre plus simple qui fonctionne mieux.

Caisses enregistreuses pour la restauration rapide

L’industrie de la restauration rapide a besoin d’un système particulièrement robuste pour une gestion rapide et efficace. Aussi appelé QSR (restaurant à service rapide), ce système présente certaines caractéristiques essentielles :

– Accepter tous les types de paiements

– Affichages en face du client

– Sécurité des tiroirs avec gestionnaire de clés

– Gestion des employés

– Inventaire et niveau des stocks

Plus la franchise est importante, plus le besoin de matériel efficace et intelligent est grand.

Caisses enregistreuses pour les stations-service

Tout comme la restauration rapide, les affaires d’une station-service vont vite. C’est ce qu’attendent les clients. Une caisse enregistreuse pour les stations-service doit être simple mais efficace.

Certains programmes sont intégrés à un système de carburant pour une gestion plus facile.

Recherchez des fonctionnalités comme :

– Écran tactile tout-en-un

– Affichages en face du client

– Reçus envoyés par courrier électronique

– Contrôle des stocks

– Programmes de fidélisation et de cartes-cadeaux

Le bon registre peut réduire les temps de transaction tout en augmentant la précision des prix et en produisant des profits plus élevés.