Quand on est professionnel et que l’on gère une entreprise, les frais d’équipement de bureau représentent une part conséquente du budget, surtout lorsque l’on exerce dans un secteur d’activité où les tâches administratives sont importantes. Heureusement, il existe des solutions pour faire des économies et réduire ses frais. 

Acheter du mobilier d’occasion

C’est une solution qui est de plus en plus choisie par les entreprises qui souhaitent optimiser leur budget en matière d’équipements de bureau. Des professionnels se sont spécialisés dans la vente de bureau d’occasion et de matériel professionnel. Le principe de fonctionnement est très simple. Ils rachètent du mobilier à des entreprises, ils les restaurent puis les revendent à des prix plus bas que leur valeur initiale. On y trouve toute sorte de fournitures. Des bureaux, des chaises, des tables de réunions, des armoires, mais aussi des accessoires. Ils fournissent ainsi de nombreuses entreprises, mais aussi des établissements scolaires et des collectivités locales. Certains sont aussi spécialisés dans la vente de mobilier industriel pour équiper les ateliers et les usines en fournitures spécifiques ainsi qu’en outillage. 

Optez pour les appareils reconditionnés

Vous avez besoin de matériel informatique pour vos employés. Il faut équiper les bureaux d’ordinateurs, de tablettes, fournir des ordinateurs portables à des collaborateurs qui ont besoin de mobilité ou encore des téléphones mobiles. La plupart des entreprises n’achètent pas de matériel neuf. Pour faire des économies, elles vont acheter du matériel reconditionné. Ce sont des appareils qui ont été revendus puis remis en état, à neuf ou presque neuf puis revendus par la suite. Cela permet d’avoir des équipements informatiques performants à moindres frais. 

Faites jouer la concurrence

Si vous voulez faire baisser le prix de vos factures, il est important de vous rapprocher de plusieurs fournisseurs pour comparer les tarifs. Demandez des devis et n’hésitez pas à faire jouer la concurrence pour obtenir des avantages soit en faisant baisser le montant de vos achats, soit en obtenant des produits supplémentaires, soit en réduisant les frais de port. C’est une pratique assez courante dans le milieu professionnel et même normale. N’hésitez donc pas à négocier avec les fournisseurs. 

Achetez en gros

Pour optimiser ses frais d’équipements, de mobilier et de fournitures de bureau, il est nécessaire d’éviter de faire ce que l’on appelle des achats indirects. Il s’agit de toutes les petites commandes que l’on peut passer au compte-gouttes pour des besoins ponctuels. Pour cela, il faut définir un calendrier, une date à laquelle vous traiterez toutes les demandes au sein de l’entreprise. En fonction de la taille de la société, de son secteur d’activité et du nombre de salariés, les commandes seront plus ou moins fréquentes (tous les mois, tous les trimestres…) Mutualisez les besoins sur un fichier partagé. De cette manière, vous pourrez rationaliser vos dépenses dans ce domaine et ferez des économies.

Utilisez des promotions

Ce n’est pas parce que l’on est professionnel qu’il ne faut pas profiter d’offres promotionnelles. Ce n’est pas réservé qu’aux particuliers. D’ailleurs, les fournisseurs utilisent désormais les codes promo pour fidéliser leur clientèle et les inciter à faire des achats chez eux. N’hésitez pas à vous inscrire sur leurs fichiers pour le recevoir.