Lors de la visite d’un local ou d’un bureau à louer, il est nécessaire d’être bien organisé. Certes, vous aurez une réaction émotionnelle instantanée, mais vous devez l’équilibrer avec une évaluation rationnelle de ce que vous recherchez réellement, en tenant compte de la région et des commodités locales, de l’état de la propriété à la fois à l’intérieur et à l’extérieur et des coûts associés. Toutefois, vos priorités varieront selon que vous visitiez des maisons, des appartements, des studios ou simplement des chambres, mais peu importe le type de bien recherché, un état des lieux de location est indispensable.

Qu’est-ce qu’un état des lieux locatif pour des bureaux ?

Un état des lieux de location donne des détails complets sur l’état du bureau et de son contenu, au début de toute nouvelle location.

Un état des lieux est une liste complète du contenu de la propriété, et devrait également noter l’état de la propriété elle-même. Il doit inclure toutes les fonctionnalités fixes, des murs et des plafonds aux armoires et aux portes. Une fois que ces dernières sont répertoriées, prenez le temps de vérifier l’état de la peinture, du papier peint ou du tapis, ainsi que de tout appareil ou accessoire. Une fois que tous ces éléments ont été vérifiés, vous pouvez passer à la visite de l’espace extérieur tel que le jardin, les garages et les remises.

Où peut-on un prestataire spécialisé dans l’état des lieux ?

Il existe de nombreux modèles gratuits d’état des lieux de location disponibles en ligne, mais vous pouvez facilement créer les vôtres. L’inventaire de votre propriétaire doit être conçu comme un formulaire, avec des images de votre propriété et de son contenu pour vous aider à identifier les changements. Assurez-vous de prendre des photos avant la prise en possession des lieux, puis à la fin de la location, afin de pouvoir facilement comparer toute détérioration ou tout dommage.

Vous pouvez engager une société spécialisée indépendante pour effectuer l’état des lieux de location. L’embauche d’un professionnel peut vous faire économiser du temps et vous permet d’éviter des problèmes. Les coûts dépendent de votre propriété, de sa taille et de ses caractéristiques particulières. Si la location prend fin et que vous tombez en désaccord avec votre locataire ou avec le propriétaire, les rapports initiaux et finaux de l’état des lieux seront des éléments de preuve essentiels. Donc, si vous souhaitez éviter les conflits et résoudre rapidement les litiges, engagez une société spécialisée pour effectuer l’état des lieux.

La gestion du temps et des dates est importante

Si vous avez décidé de faire appel à une société spécialisée, le professionnel vous expliquera leur modèle et son fonctionnement. Les propriétaires peuvent réaliser eux-mêmes l’etat des lieux locatif en s’assurant que l’inventaire soit terminé au plus tard à la date d’emménagement de votre nouveau locataire (lorsque la propriété est complètement prête), et en sa présence. Cela doit être  effectué avant que les nouveaux occupants n’installent leurs propres affaires ou n’utilisent quoi que ce soit dans la propriété.

Signaler les problèmes / notes spéciales

Marquez dès le départ toutes les dégradations sur votre modèle d’inventaire, ainsi que l’état des éléments ou des fonctionnalités spécifiques. Si le canapé est tout neuf, notez-le. Si la peinture contient quelques éraflures, ne les négligez pas. Les preuves photographiques et vidéo peuvent être très utiles pour vous aider à faire des comparaisons directes. Une fois que votre inventaire est terminé et que le locataire est tenu informé, l’état des lieux doit être approuvé par les deux parties.

Planifiez vos inspections

Les inspections régulières font partie des obligations du propriétaire. N’oubliez pas que votre locataire a le droit de recevoir un préavis de 24 heures avant votre arrivée pour l’inspection et que tout ce que vous remarquez mérite d’être signalé et discuté.

Il y a une différence entre les dommages et l’usure, alors assurez-vous que votre inventaire d’origine donne des détails clairs sur l’état de votre propriété et de son contenu, avant le début de la location. Par exemple, les tapis risquent de s’user avec le temps et les murs seront éraflés. Si vous faites une inspection et que vous trouvez une déchirure sur le côté de votre canapé, ou une fenêtre intérieure cassée, cela pourrait être considéré comme un dommage. Les locataires ne peuvent être tenus responsables de l’usure normale, soyez donc réaliste en ce qui concerne votre inventaire et vos inspections.

Pourquoi recourir à une société spécialisée ?

Si vous et votre locataire convenez que des dommages sont survenus, vous pouvez établir des estimations pour les réparations et les remplacements. Informez votre locataire des coûts et mettez à jour votre système de dépôt de location afin que les déductions puissent être appliquées. Si le dommage est important et que le dépôt de garantie ne le couvre pas, vous devrez facturer le montant restant dû à votre locataire et convenir d’un calendrier de paiement. Vous ne pouvez pas être d’accord sur les dommages? Assurez-vous que votre inventaire d’origine reflète en détail l’état de votre propriété, avec des photos et des vidéos pour compléter les preuves. Ce sera très important lorsque vous commencerez une procédure de règlement d’un litige avec un locataire. C’est dans un tel cas qu’un état des lieux de location réalisé par une société spécialisée est nécessaire. En effet, cela permet de mieux se protéger car, l’inventaire a été réalisé par une personne indépendante et est de ce fait recevable.

État des lieux de sortie

A la fin d’un bail, un état des lieux est également indispensable pour vérifier l’état de dégradation du bien. Il s’agit d’une inspection finale de la propriété et de son contenu. Assurez-vous que votre locataire ait sa copie de l’inventaire d’origine à portée de main et faites un renvoi aux notes et aux modifications. Le propriétaire comme le locataire doivent être présents pour l’inspection finale et tous les biens doivent déjà être transportés en dehors de la propriété. Selon le niveau de dégradation par rapport à l’état initial du bien, le propriétaire fixe le montant du dépôt de garantie à remettre au propriétaire.