Il n’est pas toujours facile de créer des ateliers créatifs et dynamiques. Bien que de nombreux articles suggèrent le contraire, l’organisation et la conduite de séminaires sont complexes. De plus, il ne faut pas minimiser l’importance de l’expérience utilisateur lors  de tels ateliers. Voici quelques idées et conseils  pour rendre vos séminaires à la fois efficaces et amusants. L’utilisation d’une borne photo fait partie des moyens ludiques et efficaces permettant de divertir les participants et les invités lors d’un séminaire.

Bien choisir l’endroit du séminaire et vos besoins

Il est important de définir l’objectif principal de votre séminaire avant de vous lancer dans la recherche de salle. Avant de commencer les préparations, déterminez d’abord le but et la raison de l’organisation du séminaire. S’agit-il d’une formation, de lancement de produit ou de consolidation d’équipe? Quels messages essayez-vous de transmettre et qui sont vos cibles ? Lorsque vous aurez répondu à ces questions, vous serez en mesure de choisir un forfait avec un budget, un nombre d’invités et une idée de la date ou de la période de l’événement.

Choisissez un lieu approprié

Vous devez choisir un ou plusieurs types d’emplacement qui correspondent aux besoins de votre événement: disponibilité, apparence des installations, équipement audiovisuel, nombre de sièges disponibles, etc. Gardez à l’esprit que ces critères doivent être liés aux objectifs du séminaire. Le choix du site peut également être effectué en fonction des activités annexes qui sont proposées.

Proposer l’hébergement et les repas

Si votre séminaire nécessite des repas, vous devrez contacter un service de restauration et leur fournir une liste détaillée des besoins. Il en va de même pour l’hébergement, si votre événement dure deux jours ou plus. Le choix de l’hôtel doit correspondre au niveau et aux attentes de vos invités.

Organiser le planning des intervenants

Gardez à l’esprit les objectifs de votre entreprise (notoriété de la marque, augmentation des ventes, gains de parts de marché, etc.) et pensez toujours aux participants ainsi qu’aux raisons qui les ont incités à assister à votre événement. Les présentations des intervenants sont d’une importance primordiale pour assurer l’impact du séminaire et transmettre les bons messages. En outre, il est important de planifier un programme qui sera respecté et qui comprendra un temps d’interaction tel que des Questions / Réponses. Pour faciliter le chronométrage, vous pouvez préparer à l’avance des panneaux indiquant «5 minutes» ou «1 minute» afin de vous laisser le temps de terminer.

Créer un programme du séminaire

Si vous êtes responsable du programme, assurez-vous de mettre en évidence les principaux événements du séminaire, ainsi que le temps libre et les activités annexes. Il est important de prévoir de petites pauses café ou des activités propices à la conversation. Ne négligez pas l’aspect réseau, c’est l’une des priorités de votre événement. Pour le temps libre, l’utilisation d’une borne photo peut être très bénéfique. Elle permet non seulement de divertir vos invités, mais aussi de créer une promotion durable.

Organiser des activités annexes

Un séminaire sans activités peut être ennuyeux. Il faut un bon équilibre entre les réunions de travail et les activités originales et amusantes. En fonction du public auquel vous vous adressez, vous pouvez leur proposer des shootings dans une borne photo.

Personnalisez vos invitations

Cela peut sembler évident, mais de nombreuses entreprises oublient de personnaliser leurs invitations. Lorsque vous recevez une invitation, ne préféreriez-vous pas qu’elle s’adresse à vous personnellement plutôt que de recevoir une invitation générique? Il existe plusieurs approches telles que la messagerie électronique personnalisée ou les outils en ligne de gestion des invitations. Votre formulaire d’inscription doit être aussi simple que possible pour que le processus soit rapide et non contraignant. Le principal objectif est de ne rassembler que les informations les plus pertinentes.

Mettez en avant votre image de marque sur le site

Que vous organisiez une table ronde pour 20 personnes dans votre bureau ou un séminaire pour 200 personnes hors site, veillez toujours à l’impact visuel de votre marque. Vous pouvez par exemple afficher votre logo sur vos supports de communication (présentations Powerpoint, programmes de l’événement, badges pour les invités, etc.). Si votre budget le permet, n’hésitez pas à louer une borne photo, des banderoles ou des panneaux publicitaires à l’image de votre entreprise. Le but est d’afficher votre marque et en même temps d’attirer les invités au cœur de votre monde.

Préparer une liste de tâches

Au fur et à mesure que l’organisation de votre séminaire évoluera, vous aurez besoin de points de référence et d’une liste chronologique des tâches à accomplir. Cela vous permettra d’optimiser votre temps et d’augmenter votre efficacité.

Encouragez le partage et le libre échange entre équipes

Une bonne ambiance est essentielle aux succès d’un événement. Encouragez vos équipes à être accessibles, utiles et souriants pour que les invités puissent s’amuser au maximum. Un séminaire devrait susciter une conversation entre les participants; vous devez créer un tel environnement en étant attentif et encourager les échanges entre les différents acteurs présents.

Fédérez vos équipes

Vous n’organisez pas d’ateliers tous les jours. Par conséquent, lorsque vous proposez un atelier de création, vous devez montrer que cette journée sera différente, que vous comptez sur la collaboration et la créativité de tous! C’est le rôle d’un brise-glace: créer une rupture avec la routine professionnelle tout en mettant les participants dans le bon état d’esprit.

Il existe de nombreux brise-glace en fonction de vos besoins. La location d’une borne photo peut être très avantageuse car, les discussions viennent naturellement lorsqu’on partage un intérêt commun.

Selfie Wall avec une borne photo

Votre atelier touche à sa fin! Vous serez en mesure de fournir un contenu de qualité en prévoyant une petite activité commune. Le brainstorming est avant tout un travail collaboratif entre les participants. Ainsi, vous pouvez suggérer à vos participants de prendre un selfie dans une borne photo et de conserver les photos dans une galerie de souvenirs. Vous pourrez ensuite insérer le cliché dans la présentation de votre brainstorming et ainsi de mettre en valeur le travail collectif fourni. Enfin, vous pouvez également envoyer les images à l’équipe qui a travaillé sur le brainstorming ainsi qu’aux invités pour mémoriser l’événement.