Sommaire
Pour assurer la communication d’une entreprise, tous les moyens sont bons. Il est important d’éviter de laisser une mauvaise impression aux clients ou aux prospects. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises doivent veiller à l’optimisation des relations téléphoniques avec les consommateurs.
Il n’est pas uniquement question de constituer des équipes réactives, mais aussi de mettre en place une attente téléphonique utile et agréable dans les situations appropriées.
L’attente téléphonique, atout majeur du service client
À certaines heures de la journée, les entreprises reçoivent un nombre plus élevé d’appels de la part de leurs clients. Il arrive alors souvent que les chargés de la relation clientèle soient submergés, et donc obligés de faire patienter les uns afin de finir la conversation avec les autres.
Ainsi, l’attente téléphonique offre une solution visant à capter l’attention des clients : valorisation des actions de communication, animation des annonces, identité sonore.
Aussi, est-il recommandé à toutes les entreprises qui se trouvent dans l’incapacité de répondre immédiatement à tous les appels de leurs clients, de soigner leur attente téléphonique. Une telle mesure permet non seulement d’améliorer l’expérience des clients, mais aussi de rendre les minutes d’attentes plus agréables et brèves.
En effet, la qualité de l’attente téléphonique fait partie des éléments capitaux de la bonne gestion du service client. Elle vous aide à éviter les conséquences négatives sur votre notoriété et l’image de votre marque.
Attente téléphonique : quelle méthode d’optimisation choisir ?
Il existe plusieurs manières de rendre paisible l’attente téléphonique de votre entreprise. Toutefois, il convient de trouver la bonne formule pour apaiser les interlocuteurs. La méthode doit être étudiée et choisie avec tact. Vous pouvez faire appel aux services d’une société spécialisée en communication sonore pour bénéficier d’une stratégie personnalisée et efficace, adaptée à vos réalités.
Les options possibles
- la musique d’attente : il faudra sélectionner avec soin, une musique dont la cadence reflète l’identité de votre entreprise. Choisissez, par exemple, une musique électronique si vous exercez dans le domaine de la technologie, une musique classique si vous êtes une institution, ou une musique dynamique s’il s’agit d’une jeune entreprise moderne. Ensuite, accompagnez-la d’une voix dont la texture, le timbre et le débit s’adaptent à la situation.
- un message d’attente en boucle : dans un bref message qui peut être accompagné d’une musique, vous pouvez fournir des informations utiles aux clients, les orienter vers un mail ou leur parler d’un de vos produits afin de faire passer le temps. Voici un exemple de message : veuillez patienter quelques instants, tous nos interlocuteurs sont déjà en ligne. Si vous ne désirez pas attendre davantage, vous pouvez joindre notre responsable commercial via le mail suivant…
- l’actualité de la société : il est également possible d’élaborer un message qui informe le client des activités de l’entreprise (salons, événements, produits, etc.)
- une attente radio : cela permet au client d’écouter de la musique, l’actualité dans le monde ou un discours pendant qu’un agent se libère.
Vous l’aurez compris, il est fondamental d’accorder une attention particulière au système d’attente téléphonique de votre entreprise. Cet outil peut constituer un véritable atout pour votre entreprise ou au contraire ternir durablement votre image.
