Sommaire
Voici nos 10 principaux points à prendre en considération lors de la réservation d’une salle de réunion pour votre formation, réunion ou événement d’entreprise.
Disponibilité
Avant de vous laisser emporter par les discours sur les prix et les installations, renseignez-vous pour savoir s’ils ont ou non la ou les dates dont vous avez besoin disponibles afin de vous faire gagner beaucoup de temps. Idéalement, vous voulez faire de cette question l’une de vos premières questions.
Équipement et installations
Tous les fournisseurs d’espaces de réunion d’entreprise ne seront pas égaux en termes d’installations qu’ils peuvent offrir. Un lieu haut de gamme peut s’attendre à pouvoir vous offrir l’internet Wi-Fi haut débit, des projecteurs, des écrans visuels et des ordinateurs portables. Ceux-ci peuvent avoir un coût supplémentaire, alors renseignez-vous sur ce qui est inclus dans votre prix.
Traiteur et rafraîchissements
Pour que votre journée se déroule sans encombre, vos délégués voudront pouvoir se procurer de la nourriture et des boissons sur place. La restauration de qualité a normalement un prix ; cependant, des arrangements spéciaux peuvent être préétablis avec les cafés et sandwicheries locaux afin de fournir de la nourriture qui peut être achetée le jour même.
Flexibilité
Un bon lieu de réunion aura beaucoup d’options flexibles, y compris l’équipement de la salle, les dispositions, les heures d’entrée et de sortie.
Coûts
Il peut être utile d’examiner plusieurs devis afin de vous fournir les informations nécessaires pour négocier les prix. Le devis le moins cher ne sera probablement pas le lieu le plus adapté, renseignez-vous sur ce qui sera inclus pour votre argent.
Politique d’annulation
Parfois, même les meilleurs plans peuvent et vont mal tourner. En vérifiant la politique d’annulation, vous pouvez savoir si vous êtes toujours tenu de payer des frais dans un délai donné. Vous pouvez vous attendre à ce que les frais pour les clients réguliers soient considérablement réduits par rapport à une réservation ponctuelle. Il n’est pas inhabituel que la restauration soit encore facturée à la dernière minute.
Surcharges et petits caractères
Vérifiez s’ils facturent ou non des frais supplémentaires pour les parkings ou les ordinateurs, car ils ne sont pas forcément inclus dans votre devis. Vous pouvez vous assurer que vous ne serez pas frappé par ces frais supplémentaires le jour même en vérifiant à l’avance.
Répétition d’affaires
Si vous cherchez à établir une relation à long terme pour des réservations multiples, assurez-vous de leur faire savoir ! Les entreprises aimeraient que vous utilisiez leurs installations et peuvent être en mesure de vous faire des offres de lancement ou de vous dispenser de frais particuliers.
Le personnel
C’est une bonne idée de se faire une idée des personnes qui dirigent, gèrent et exploitent le lieu en question, car ce sont les personnes à qui vous confierez la tâche d’aider votre journée à se dérouler sans anicroche inattendue. Un personnel enthousiaste et informatif vous posera de nombreuses questions afin d’obtenir les informations nécessaires pour vous fournir un service répondant à vos exigences.
Témoignages
Le lieu vous indique-t-il qui sont ses clients passés ou actuels ? Fournissent-ils une liste de témoignages ? Cela peut être l’un des moyens les plus crédibles d’établir si un lieu pourrait convenir ou non à vos besoins, sur la base des recommandations d’autres organisations et entreprises crédibles en lesquelles vous avez confiance.
