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La facturation électronique est une alternative venue en remplacement de la facturation classique. Cette dernière est devenue trop obsolète et présente de nombreuses limites telles que la saisie manuelle, les erreurs lors de la réalisation, les coûts d’exploitation… C’est dans ce contexte qu’on assiste à l’apparition de logiciels de devis et factures. Comment ces derniers fonctionnent-ils ?
Logiciel de devis et factures : les spécificités
Le logiciel de devis et factures ou logiciel de facturation est un système de gestion commerciale en ligne. Il permet d’établir et de sauvegarder des factures, des devis, des commandes, des bons de livraison… Le fait de disposer d’un logiciel de devis et factures vous permet aussi de bénéficier d’une solution de gestion de la clientèle et des plannings. En ce sens, le processus de facturation sera automatisé à travers un support électronique très pratique pour la transmission rapide et instantanée de documents aux clients.
Le logiciel de facturation s’adresse aux entrepreneurs, PME et TPE, grandes entreprises et aux travailleurs indépendants. Le grand avantage de la facturation en ligne est qu’elle facilite amplement les transactions entre l’entreprise, les fournisseurs et les autres parties prenantes.
Le fonctionnement du logiciel de facturation
Le logiciel de devis et factures propose un grand nombre de fonctionnalités : gestion des clients, contacts et partenaires, suivi des transactions financières… Il dispose aussi d’une fonction de suivi des factures et commandes en temps réel. De même, celles-ci peuvent être exportées, pour ensuite être transmises à un expert-comptable.
Lors de l’édition de vos documents comptables, vous pourrez choisir entre différents modèles de factures à personnaliser afin qu’elles soient conformes à l’image de votre entreprise.
Concernant les mouvements bancaires, l’outil est doté d’une fonction de calcul de TVA. Le logiciel de devis et factures est une solution performante pour la création de factures personnalisées et la réalisation de diverses tâches relatives à la gestion commerciale.
Logiciel de facturation vs Excel : la différence
Il faut avouer qu’il est assez difficile de transmettre une image professionnelle lorsque vous utilisez Excel pour vos devis et factures. En effet, l’usage d’un tableur peut créer de véritables problèmes d’organisation impactant négativement la productivité de votre entreprise, mais également celle des clients. Le partage des informations est limité et il n’est pas possible de faire un suivi des factures en termes de relance et d’échéance.
Par ailleurs, le risque d’erreurs est beaucoup plus important avec Excel. Avec un logiciel de facturation, le passage du devis à la facture se fait de façon automatique et n’engendre pas d’erreurs de saisie, ce qui permet à tous de gagner du temps.
Notez également qu’Excel ne permet pas l’exportation de certaines données. L’outil n’est également pas conforme aux exigences légales et n’interagit pas avec d’autres services digitaux. Globalement, vous manquez totalement de flexibilité dans la création de vos différents documents. C’est un logiciel de traitement de données qui devient de plus en plus obsolète.
