La pandémie de la Covid-19 étant encore dans les parages, les gestes barrières sont toujours d’actualité pour limiter la propagation : port de masque, désinfection, distanciation sociale, etc. C’est pour cela, traitez en ligne tout ce que vous pouvez faire à distance. Par exemple, dans le cadre professionnel, il vaut mieux opter pour le télétravail, dans la mesure du possible. Pour les réunions, ayez recours aux visioconférences pour vous protéger, mais aussi pour protéger les autres. Découvrez dans cet article quelques conseils à garder en tête pour une réunion à distance.

 

La préparation est la base

Tout comme une réunion classique, une visioconférence se prépare également. Pour cela, il faut tout d’abord définir l’objectif, les sujets à aborder et les participants. Pensez également à vérifier en amont les outils afin d’assurer de leur bon fonctionnement.

Avoir les meilleurs outils efficaces comme la plateforme Angage.com. Il est également recommandé de fournir toutes les informations indispensables pour la connexion dans l’invitation à transmettre aux participants. Rappelez-leur aussi qu’il est indispensable d’avoir une bonne connexion Internet pour que la communication soit plus fluide.

L’humain est un facteur à privilégier

Comme il est souvent coutume de s’accorder quelques minutes de discussion avant de démarrer une réunion de visu, il est aussi important de prévoir quelques échanges informels pour une vidéoconférence. Pensez donc à organiser un petit tour de table pour échanger un peu, prendre des nouvelles, exprimer les attentes, etc. C’est en fait le meilleur moyen de briser la glace et d’instaurer une ambiance conviviale. Vous pouvez trouver plus d’informations sur le monde de l’entreprise sur cersa.org afin de vous aider à mieux gérer vos activités, vos réunions, etc.

Fixez un meilleur cadre aux discussions

Vous devez porter une attention particulière à la gestion du temps pour une visioconférence réussie. En effet, il faut convenir du timing à l’avance, avec tous les participants pour que le déroulé soit respecté lors de la réunion. Pour rappel, la durée moyenne d’une réunion ne doit pas dépasser une heure.

Les prises de parole doivent également être bien organisées. Veillez à ce que tout le monde ne parle pas en même temps tout en vous assurant que tous les interlocuteurs pertinents puissent s’exprimer.