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La digitalisation des processus RH et de la plupart des services en entreprise a pris beaucoup d’ampleur depuis quelques années. Digitaliser tout ou une partie du fonctionnement de son entreprise est devenu quasiment indispensable pour faire face aux défis actuels. Toutefois, il est important de savoir que digitaliser ses processus RH passe par différentes étapes et exige une bonne compréhension de ce que cela implique au sein de l’entreprise. Découvrez ce que vous devez savoir sur la digitalisation des processus RH.
La digitalisation des processus RH : en quoi ça consiste ?
Le service des ressources humaines est responsable de la stratégie de gestion des collaborateurs au sein de l’entreprise. Entre autres, ses travaux consistent à recruter de nouveaux talents, maintenir les collaborateurs motivés et assurer le développement de leurs compétences pour plus de productivité. Ce service est ainsi confronté à un flux de données très important d’où l’importance d’optimiser la gestion pour un gain de temps et de productivité.
Le digital vient ainsi résoudre ce problème en apportant des solutions innovantes. Toutes les missions RH peuvent aujourd’hui subir une digitalisation que ce soit partiellement ou entièrement. La numérisation des processus consiste, en clair, à modifier tous les processus RH auparavant de nature analogique, en intégrant des outils technologiques. Elle réduit ainsi considérablement l’usage du papier en privilégiant les documents numériques dont l’accès peut être facilement contrôlé.
La digitalisation des processus RH se fait grâce à un Système d’Information Ressources humaines ou SIRH permettant l’automatisation de tâches liées à la gestion des RH. Composé d’un ensemble de briques logiciels, il permet un suivi de la gestion. La numérisation des processus RH touche alors la gestion des notes de frais, des réservations, ainsi que les congés des salariés.
Quels sont les avantages de la digitalisation des processus RH ?
La numérisation des processus RH présente de nombreux avantages dont l’automatisation des tâches répétitives. Cela laisse au service la possibilité d’utiliser moins de ressources. Elle permet également une optimisation de la collecte des données, leur analyse et leur tri de façon plus simple et plus efficace. La digitalisation des processus RH permet également :
- une meilleure administration du personnel,
- une facilitation des recrutements de nouveaux talents,
- une organisation et un suivi dynamique des formations…
Ils sont donc nombreux les avantages d’utiliser un logiciel pour éditer ses fiches de paie ou pour le suivi des congés et bien d’autres champs d’action. Elle permet au service des RH de se concentrer sur la gestion des ressources humaines. La numérisation des processus RH offre également plusieurs autres outils digitaux.
Réduisant grandement les risques d’erreurs, vous pourrez grâce à l’automatisation des tâches optimiser tous les coûts financiers en rapport avec vos missions RH. Vous noterez également une amélioration de la marque employeur et plus principalement, une dématérialisation des processus de recrutement. Votre service RH gagnera surtout en réactivité, mais également en flexibilité et pourra plus facilement s’adapter aux situations inattendues.
Quelles sont les étapes pour réaliser la digitalisation des processus RH ?
La digitalisation des tâches de la fonction RH dans l’entreprise passe par un certain nombre d’étapes importantes. Chacune d’elles permet d’effectuer des transformations précises dans un ou plusieurs secteurs de la société. Elles touchent entre autres l’organisation, la culture, la gestion et la communication au sein de l’équipe.
L’apport de modifications organisationnelles
Cette étape consiste tout d’abord à vous assurer que les connaissances de vos collaborateurs sont à jour en ce qui concerne l’usage de nouvelles techniques et de nouveaux outils. Vous devez pour cela commencer par former en continu vos collaborateurs. Ces formations offrent un avantage concurrentiel pour l’entreprise, car elles produisent des collaborateurs plus performants. Chacun d’eux sera ensuite en mesure de se servir des nouveaux outils digitaux qu’apportera la digitalisation.
Pensez également à axer votre communication sur la mobilité interne en fidélisant vos collaborateurs. Vous devrez pour cela penser à inclure une démarche de feedback permettant d’éviter les résistances aux changements de la part de vos collaborateurs. Passez ensuite à la digitalisation des processus en favorisant l’accès collaboratif et en centralisant des données aux collaborateurs.
L’apport de transformation dans la culture
Les modifications dans la culture toucheront en premier les recrutements. Grâce aux outils des nouvelles technologies, vous pourrez optimiser ce processus tout en mettant l’humain au centre des priorités. Cette solution permettra un gain de temps conséquent aussi bien pour le service RH que pour les recrues. Vous devrez ensuite valoriser votre marque employeur. Généralement, les nouveaux talents sont à la recherche de valeurs à défendre et la plupart possèdent également une vision du travail respectueuse de l’individu. Développez donc le leadership et proposez pour vos collaborateurs des avantages salariés pour renforcer la culture de l’entreprise.
La transformation des modes de collaboration et de communication
En premier, le manager doit se retrouver au centre de toutes ces transformations, mais uniquement en tant qu’accompagnateur. Son rôle devra faciliter le travail des équipes dans de meilleures conditions. Il devra également encourager l’expression et les échanges participatifs de manière à réduire les résistances. Ses actions devront avoir pour but l’instauration d’un climat de confiance entre les collaborateurs.
Le manager devra également permettre le droit à l’erreur avec une certaine limite et promouvoir la responsabilisation et l’autonomie des collaborateurs. La digitalisation des processus devra notamment passer par une amélioration des systèmes de communication au sein de l’entreprise. Vous pouvez par exemple utiliser une plateforme mobile de diffusion de l’information ou un site internet.
Quelques astuces pour réussir la digitalisation des processus RH
Suivre les étapes de la digitalisation est capital. Cependant, pouvoir réussir ce processus en faisant efficacement face aux défis de cette entreprise est encore plus important. Vous devez donc, tenir compte de plusieurs autres facteurs pour mener à bien votre projet.
Impliquez le salarié dans le processus de changement et favorisez la communication
Avant de choisir votre SIRH, vous devez d’abord dresser un bilan complet de votre entreprise et surtout de l’organisation de votre service des RH. Définissez ensuite les modifications à effectuer en prenant le soin d’informer vos collaborateurs et les impliquer activement dans le processus. Une approche incluant chacun d’eux vous permettra de recueillir les avis plus facilement, mais également d’éliminer les risques de résistances. Pour faire passer plus facilement le changement, vous pouvez notamment faire des sondages pour choisir les améliorations dont vous avez besoin et ceux qui pourraient causer des remous.
Valorisez le processus de digitalisation
La valorisation du processus est primordiale pour qu’il soit couronné de succès. Montrez donc à vos collaborateurs, tous les avantages qu’ils tireront du changement en leur laissant par exemple, un accès aux plannings ainsi qu’aux congés. Ceux-ci remarqueront ainsi l’impact du changement au niveau de la masse de travail réduite, pour un salaire inchangé. Proposez également à vos salariés d’intégrer le comité responsable de l’amélioration de la vie dans votre entreprise. Responsabiliser vos collaborateurs est la clé pour instaurer de la cohésion et de la motivation au sein des équipes.
Mettez en place une culture basée sur l’innovation
Profitez également des nouvelles technologies pour concevoir une culture d’échange d’idées en poussant vos collaborateurs à s’exprimer. Pour y arriver, vous pouvez favoriser les outils d’échanges en réservant des espaces virtuels de discussions constructives. Impliquer le salarié grâce aux outils de la digitalisation lui permettra de mieux appréhender le changement. De plus, pensez à lui laisser le temps de s’approprier l’outil et récompensez les meilleurs utilisateurs. Cette valorisation favorisera de plus en plus l’engouement de vos collaborateurs.
