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Il n’est pas évidemment de choisir les bons équipements et la bonne salle pour organiser son événement d’entreprise. Pour préparer un cocktail d’entreprise, un lancement de produit, une soirée de gala ou encore un séminaire, il est judicieux de penser à chaque détail. Pour la réussite de votre événement professionnel, voici quelques règles de base à respecter.

1- Définir les objectifs de votre événement

Quels objectifs souhaitez-vous atteindre en organisant votre événement professionnel ? Qu’il s’agisse de communiquer autour d’un nouveau produit ou encore d’un séminaire de formation, il est important de bien identifier vos objectifs. En plus de prendre les bonnes décisions pour les atteindre, cela vous permettra de proposer le meilleur programme pour votre événement.

2- Déterminer le budget pour votre événement d’entreprise

Combien êtes-vous prêt à investir pour l’organisation de votre séminaire ? 10.000, 15.000 ou plutôt 25.000 euros ? Location d’une belle salle pour votre événement, prestation du service traiteur, service d’ordre, location de bus avec chauffeur, etc., ce sont vos choix qui définissent votre budget. De même, à partir de ce dernier, vous pouvez définir ce que vous pouvez vous offrir ou pas. Par ailleurs, gardez à l’esprit que votre budget prévisionnel devra prendre en compte les imprévus.

3- Choisir la date idéale pour maximiser la participation des invités

Quelle est la meilleure date pour organiser votre événement d’entreprise ? Si vous pouvez programmer une formation interne un jour de semaine, l’idéal est d’opter pour la fin de semaine pour un séminaire avec des participants extérieurs. Pour les teams building, préférez les week-ends et les jours fériés. Dans l’absolu, prenez le temps de consulter vos convives afin d’être en phase avec leur disponibilité. 

4- Qui pour préparer votre événement professionnel ?

Pour l’organisation de votre événement d’entreprise, vous pouvez faire appel aux compétences d’une agence événementielle ou décider de tout gérer en interne de A à Z. Si la première option implique de devoir payer pour un service, elle vous garantit une organisation millimétrée pour des résultats hautement satisfaisants. Par contre, organiser votre événement vous-même vous aide à économiser, mais nécessite d’y investir beaucoup de temps.

5- Choisir une salle qui correspond à vos attentes

Des salles pour organiser un événement professionnel, vous en trouvez à la pelle. Mais laquelle est la mieux adaptée à vos besoins et au standing que vous recherchez ? Est-il préférable de louer dans un hôtel de luxe ou dans un centre d’affaires ? Mais peu importe l’endroit que vous choisirez, il est important que votre salle dispose de la bonne capacité d’accueil, qu’elle dispose de la climatisation, de sièges/chaises confortables et tous les équipements dont vous aurez besoin.

6- Sélectionner les bons équipements pour votre salle 

Salle de conférence, salle de réunion ou encore salle de séminaire, il est important que le lieu que vous aurez loué offre les bons équipements. Si la connexion haut débit reste un critère de premier choix, le vidéoprojecteur, la sonorisation, le tableau de conférence (paperboard), les micros, l’éclairage, etc., sont d’autres équipements particulièrement importants. À noter que certains de ces équipements sont inclus dans le prix de la location de la salle. Cependant, certains établissements peuvent exiger le paiement d’un supplément pour leur utilisation.