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La communication interne est la clé de la prospérité d’une entreprise. Toutefois, elle n’est pas toujours évidente, surtout s’agissant d’une entreprise de grande envergure. Afin de faciliter les échanges en interne, certaines entreprises font appel à une solution intranet. L’intranet est un réseau central permettant d’optimiser l’organisation interne d’une entreprise ou d’une organisation. Elle regroupe dans un même endroit tous les outils nécessaires à la réalisation des tâches d’une entreprise (fichiers, logiciels, site web…). L’intranet fluidifie la communication interne et la rend efficace. Comment mettre en place un intranet en entreprise ? Comment le choisir ?
Pourquoi mettre en place une solution intranet en entreprise ?
Pour faire simple, un intranet est une sorte de réseau internet privé, bien qu’il ne l’est pas vraiment. C’est en quelque sorte un internet spécifique à une entreprise. L’intranet est un outil informatique dans lequel est centralisé l’ensemble des documents, des pages, des logiciels… nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. Celui-ci est exploitable par tous les employés et tous ceux qui en ont l’accès. Généralement, ces ressources ne sont consultables que sur les postes de l’entreprise. Cependant, il est possible d’y accéder à distance à partir d’un code d’authentification par exemple.
L’intranet peut être un levier de productivité pour les entreprises. Toutes les données étant centralisées, il devient plus facile de les retrouver. Un intranet permet notamment de stocker les fichiers et documents relatifs à l’entreprise. Les travailleurs pourront les consulter à tout moment et les retrouver facilement à partir d’une barre de recherche. Un gain de temps considérable. L’intranet peut également faire office de réseau social. Les employés peuvent interagir entre eux, s’envoyer des messages, lancer des débats… Une bonne manière de renforcer la cohésion des équipes.
Comment installer un réseau intranet ?
La création d’un réseau intranet est un exercice technique nécessitant l’intervention d’un expert. Ceci afin de s’assurer de l’efficacité, mais également de la sécurité du réseau. De nombreuses sociétés telles que Intranet Inside s’attèlent à révolutionner le monde de l’intranet. Elles proposent aujourd’hui des solutions adaptées et personnalisées à chaque entreprise.
Pour les personnes connaissant les rouages de l’informatique, il est possible de créer un site intranet à partir d’outils comme WordPress. Toutefois, cette démarche ne doit pas se faire à la légère. Du design à l’ergonomie, tout doit être pensé pour optimiser la productivité et l’efficacité d’une entreprise. Il est ainsi préférable de faire appel à spécialiste afin de tirer profit de tous les bénéfices que peut offrir un réseau intranet.
Qu’est-ce qu’une solution intranet ?
Avoir un réseau intranet peut être un véritable atout pour une entreprise si celui-ci est bien adapté. Cependant, pour être réellement efficace, cet outil doit répondre à quelques critères.
Faciliter le quotidien des utilisateurs
Un intranet est une plateforme sur laquelle les travailleurs peuvent trouver toutes les ressources utiles à l’exercice de leurs tâches. Une bonne solution intranet doit ainsi proposer toutes les fonctionnalités nécessaires à cet effet. Système de messagerie, stockage de dossiers, partage et échange de fichiers, planificateur de réunion… sont quelques-unes d’entre elles. L’idée est de faciliter au maximum les process afin d’améliorer la productivité des employés. Avec un système simplifié et centralisé, ils gagnent du temps et sont plus efficaces.
Une solution intranet basée sur le Cloud
Un bon intranet doit également s’adapter aux mutations du monde du travail. Il doit répondre à la problématique de mobilité des travailleurs. Un intranet basé sur le Cloud serait donc plus avantageux qu’un intranet hébergé localement. Il doit permettre aux employés de travailler de n’importe quel endroit, de manière sécurisée.
Une solution intranet intégrée aux outils de l’entreprise
Si l’intranet est un outil nécessaire au bon fonctionnement d’une entreprise, il n’est pas le seul. Il doit ainsi pouvoir s’intégrer pleinement et efficacement aux outils existants (CRM, ERP, flux RSS…). Ensemble, vos outils et votre intranet doivent constituer un environnement homogène et cohérent. Cela permettra d’assimiler rapidement l’intranet et d’améliorer les process au sein de l’entreprise.
Être une plateforme sécurisée
La sécurité doit être l’un des points clés d’un intranet. Votre plateforme intranet doit avoir un niveau de sécurité et de protection optimal. Vous stockerez dans celle-ci vos informations confidentielles et importantes. Elles doivent ainsi être protégées des virus, mais également de toutes formes de hacking. Le critère de sécurité est d’autant plus important pour un intranet basé sur le Cloud.
Offrir une bonne expérience utilisateur
L’intranet sera un outil présent dans le quotidien de vos employés. Il devra dans ce cas offrir une excellente expérience utilisateur afin qu’ils puissent l’intégrer pleinement à l’exercice de leurs tâches. L’intranet doit être facile à manipuler. Un novice en informatique comme un initié doit pouvoir naviguer dessus sans problème. Vos employés ne doivent pas perdre leur temps à déchiffrer son mode d’utilisation. Enfin, son interface doit être simple et agréable pour que les travailleurs prennent plaisir à l’utiliser tous les jours. Le design ne doit donc surtout pas être négligé.
Une solution intranet personnalisable
La personnalisation est de nos jours un critère important. Un outil personnalisable permet une meilleure assimilation et facilite son utilisation. L’idée est de laisser libre cours aux employés de se créer un espace de travail à leur image pour qu’ils se sentent en confiance. Votre intranet doit ainsi permettre de créer un profil utilisateur et de filtrer les informations et les contenus. Chaque employé ne recevra alors que les informations nécessaires à ses besoins et ses fonctions. La personnalisation est un gain de temps et améliore la productivité. Vous devez également pouvoir personnaliser votre intranet à l’image de votre entreprise. À travers votre interface, vous pourrez refléter la vision et les principes que vous souhaitez véhiculer.
Offrir une application mobile
Un des avantages qu’offre l’intranet basé sur le Cloud est la possibilité de travailler à partir de n’importe quel appareil. Aujourd’hui, le smartphone est un outil tant personnel que professionnel. Proposer une application mobile aux employés leur offre la possibilité d’être connectés à tout moment. Ils pourront ainsi effectuer leurs tâches depuis leur téléphone et rester informés des communications au sein de l’entreprise. Cette fonctionnalité ne fera qu’améliorer leur productivité.
