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Réussir l’organisation d’un séminaire

salle de seminaire

Durant un séminaire, les collaborateurs doivent discuter et travailler sur les divers projets de l’entreprise. Toutefois, ces activités se déroulent en dehors des locaux de la société. Cela a pour objectif de dépayser les participants, mais aussi de leur permettre de discuter travail dans un cadre plus convivial. Mais comment se déroule les préparatifs ?

Avant l’événement : La préparation du séminaire

Il est nécessaire de s’attarder sur la période se situant en amont du séminaire. Vous discuterez de l’objectif premier de l’événement :

  • Récompenser les équipes ;
  • Fêter une promotion ;
  • Lancer un produit.

Ensuite, vous parlerez des personnes cibles de l’événement et du budget alloué. Une fois ces éléments identifiés, vous devez passer à la phase opérationnelle. Pour ce faire, il est nécessaire de :

  • Fixer la date et la durée du séminaire ;
  • Etablir le nombre de participants ;
  • Déterminer le lieu, la thématique et les activités mises en place ;
  • Mettre en place le planning ;
  • Proposer un service de restauration adaptée.

S’assurer du bon déroulement de votre séminaire

Le professionnalisme et la réactivité doivent être le mot d’ordre pour organiser un séminaire qui soit à la hauteur de vos attentes et surtout de vos exigences. Pour se faire, il faut se garantir du bon déroulement de la totalité des activités et animations. Aussi, il faut gérer la présence de tous les participants sur place et créer une atmosphère propice à la détente et aux réunions.

Enfin, il faut se charger de la logistique et de l’intendance !

Post-événement : examinez les retombées

Si vos objectifs ont clairement été identifiés en amont de l’organisation du séminaire, il faut aussi penser à l’après-séminaire. Pour ce faire, il faut mettre en place un plan d’évaluation efficace pour savoir si le séminaire est réussi. Il faut donc donner aux participants un formulaire de satisfaction. Cela vous permettra de vous perfectionner pour les prochains séminaires.

Se rendre au séminaire : oui, mais comment ?

Si vous avez réussi à établir où et quand se passer le séminaire, vous devez prendre en compte le mode de transport pour arriver sur les lieux. Généralement, la voiture est la solution la plus chère. Inversement, l’avion est le mode de transport le plus accessible (si l’on se réfère aux entreprises low-costs). De plus, il faudra prévoir une navette en sus pour se rendre à l’aéroport.

Enfin, si l’on a envie d’un mode de transport respectueux de l’environnement, on choisira le train.

Une règle indispensable : Respecter le budget

Dans l’idéal, il est nécessaire de mettre en place un budget précis alloué à votre séminaire. En tant qu’organisateur donc, vous devez le respecter sans prévoir d’autres dépenses en plus. Il ne faut surtout pas imaginer un concept au-dessus de vos moyens. Misez sur le contenu du séminaire plutôt que sur la forme.

Dans tous les cas, il faut suivre de près vos comptes et distribuer vos moyens financiers de façon équitable.

N’oubliez pas de prévoir une marge en cas d’imprévu. Le reste pouvant être utilisé pour vos futures activités.

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