Malgré la conjoncture économique actuelle, l’événementiel tend à occuper une place importante dans le milieu des affaires. C’est la raison qui pousse les entreprises à organiser ou participer à différents événements, en vue d’attirer de nouveaux clients, d’améliorer son image de marque ou tout simplement pour faire la promotion de ses produits et services. Il existe d’autres cas où les événements se font en interne uniquement. On parle alors de soirées d’entreprise.

Dans tous les cas, l’organisation d’un événement n’est pas une tâche facile. Et comme chacun d’entre eux doit être une réussite pour rehausser l’image de la société, chaque étape de l’organisation doit être bien pensée : de l’animation à l’accueil des invités, en passant par le repas d’entreprise. Quels sont alors les éléments clés pour réussir un événement d’entreprise ?

 

La définition des objectifs

Tout événement d’entreprise doit être précédé de la définition des objectifs. Il est même nécessaire de les approfondir pour pouvoir mesurer les résultats attendus aux niveaux qualitatif et quantitatif. La question à se poser, c’est pourquoi au juste vous souhaitez créer cet événement ? En effet, la définition claire et précise des objectifs vous aidera plus facilement à mettre en place votre événement.

Tout d’abord, cela vous aidera à segmenter votre cible et la nature de l’événement. Séminaire, repas institutionnel, présentation de produits… Les types d’événements sont nombreux et ils sont choisis en fonction des attentes de l’entreprise. De même, vous pourrez plus facilement déterminer votre budget à cette étape.

 

La date et le lieu de l’événement

Le choix d’une date pour un événement d’entreprise est très stratégique pour être certain d’une part que toutes les personnes et les collaborateurs conviés seront présents, mais aussi de l’autre qu’il ne tombe pas en même temps qu’un autre événement important. Dans l’idéal, il faut éviter de choisir les week-ends et les débuts de semaine. Le mardi et le jeudi semblent donc être les meilleurs jours pour faire votre événement.

En ce qui concerne le lieu, il doit être choisi en fonction de la nature de votre événement. Dans la plupart des cas, vous aurez besoin de réserver une salle (séminaire, formation, soirée d’entreprise). Pour la location salle formation Paris par exemple, il faut tenir compte du nombre de personnes qui y participeront mais aussi du type de formation en lui-même. Quoi qu’il en soit, il est conseillé de faire ses réservations à l’avance pour avoir plus de choix.

 

La logistique

Une logistique complète, c’est le premier pas vers la réussite d’un événement. En effet, pour transmettre ses messages de la meilleure façon, une entreprise doit se donner les moyens pour y parvenir. De nombreux matériels sont nécessaires pour ce faire, comme les outils techniques et technologiques (projecteurs, ordinateurs, micros…). Par ailleurs, il ne faut pas oublier le côté repas car la réussite de dernier conditionne en grande partie le succès de l’événement.

 

Les prestataires événementiels

Un événement d’entreprise doit refléter le professionnalisme de celle-ci. C’est la raison pour laquelle elle devra collaborer avec des prestataires événementiels reconnus dans leur métier. On peut citer les photographes, les traiteurs événementiels, les agences événementielles. D’ailleurs, il est également possible de confier l’organisation complète de l’événement à une société spécialisée dans ce domaine. Elle propose de prendre en charge l’événement de A à Z pour vous décharger de tout le travail que cela représente.

 

La check-list

Dresser une check-list est important dans l’organisation de tout événement. Cela vous aidera à revoir les détails plus facilement pour que tout se déroule dans le meilleur des cas le jour J. Une check-list permet aussi de ne rien oublier d’important. D’ailleurs, il faut en dresser une pour énumérer les tâches qui restent à faire et une autre pour lister tous les équipements et les matériels utilisés pour la réalisation de l’événement. Voir ici.

 

La communication

Beaucoup d’entreprises ont tendance à négliger la communication lors d’un événement. Or, il faut s’assurer de communiquer toutes les informations clés à propos de l’événement en amont et en aval. En effet, une bonne communication permettra aux invités de connaître l’enjeu, la date et le lieu où se déroulera l’événement. Il faut donc mettre en place une stratégie de communication événementielle qui vous servira avant, pendant et après l’événement d’entreprise.

Pour cela, il faut choisir les bons canaux. Les réseaux sociaux restent le meilleur moyen pour transmettre de tels messages car ils regroupent toutes les catégories de personnes. Votre événement est certain de parvenir aux oreilles des intéressés. Pour un salon professionnel ou pour le lancement d’un nouveau produit par exemple, les réseaux sociaux permettent d’atteindre les objectifs de communication plus facilement.

 

Comme vous l’aurez constaté, mettre en place un événement exige beaucoup de travail de la part des organisateurs. Toutefois, en suivant ces quelques conseils, vous vous donnerez toutes les chances d’atteindre vos objectifs institutionnels.