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Comment organiser un sommet virtuel pour votre entreprise à partir de zéro

2020 a apporté une augmentation inégalée des événements en ligne par rapport aux événements hors ligne, certaines plateformes faisant état de croissances de 1000%. Si le secteur de l’événementiel a d’abord pris un coup, la plupart des organisateurs ont pivoté et déplacé leurs conférences, sommets ou rencontres en ligne.

Et les récompenses sont apparues assez rapidement. Les événements virtuels ont généralement un meilleur retour sur investissement que les événements en personne. La raison en est assez simple : il est beaucoup moins coûteux d’organiser un événement en ligne qu’un événement en personne. Vous pouvez rayer les frais de déplacement, de lieu et d’accueil de votre liste de budgets et investir cet argent dans la publicité ou simplement l’empocher.

Voici les quatre piliers des événements en ligne réussis :

 

#1 Fixer des objectifs pour votre sommet virtuel

Le premier pilier de toute entreprise réussie est la fixation d’objectifs. Si vous n’avez pas d’objectifs clairs et mesurables, alors comment pouvez-vous savoir si l’événement a été réussi ou non ?

Débutez par l’objectif principal. Voulez-vous que votre sommet :

  • Génère des prospects ?
  • Vous établir/votre entreprise comme un leader d’opinion dans votre domaine ?
  • Vous aider à établir des partenariats durables ?
  • Générer des ventes de billets ?

Tous ces objectifs sont excellents et raisonnablement faciles à atteindre. Bien que vous puissiez vous concentrer sur plus d’un, il est important d’éviter d’essayer de cocher toutes les cases – vous pourriez finir par n’en atteindre aucune.

Donc, concentrez-vous sur quel ou deux objectifs majeurs et construisez votre sommet autour d’eux.

Pour faciliter l’évaluation de votre succès après le sommet, ajoutez quelques indicateurs clés quantifiables/mesurables :

  • Nombre de participants (payants/gratuits)
  • Nombre d’intervenants
  • Total des contacts générés
  • Total des contacts convertis

#2 Devriez-vous opter pour un sommet en direct ou pour un sommet préenregistré ?

C’est l’un des plus grands dilemmes des organisateurs de sommets virtuels. Il n’y a pas de solution unique et les deux options ont leurs avantages et leurs inconvénients. Examinons-les rapidement.

Les sommets en direct présentent un avantage majeur : les participants peuvent assister à quelque chose en temps réel. Cela rend le sommet plus authentique. De plus, lors d’une conférence en direct, les participants peuvent également poser des questions, les orateurs peuvent y répondre. En retour, cela augmente l’engagement et rend l’ensemble de l’événement plus intéressant pour tout le monde.

D’un autre côté, les sommets en direct peuvent être angoissants. Plus encore, lors d’un événement en direct, les pépins techniques sont plus difficiles à résoudre et ils peuvent avoir un impact dramatique sur l’expérience utilisateur.

Vous devez avoir la tête froide et être prêt à vous battre avec TOUT ce qui se présente à vous. Qu’est-ce que cela peut être ? N’importe quoi, des personnes qui ne peuvent pas se connecter aux orateurs qui ne se présentent pas à leur session (yep, cela m’est arrivé deux fois en 1 jour).

Si vous optez pour un sommet préenregistré, vous pouvez facilement éliminer les problèmes techniques et l’expérience de visionnage sera transparente. En outre, il est plus facile de contrôler les temps de parole et de respecter le programme initial. Enfin, pour certains participants, il peut être plus confortable de regarder un sommet préenregistré car ils peuvent le faire à leur rythme et à leur convenance. C’est un point très important, surtout si vous ciblez des personnes dans des fuseaux horaires différents.

#3 Votre sommet doit-il être gratuit ou payant ?

Un sommet payant présente l’avantage évident d’apporter des revenus. Un autre argument de vente majeur ici est le fait que les participants ont acheté- ils ont payé pour le billet, donc ils sont investis et sont plus susceptibles d’y assister.

En revanche, un sommet virtuel payant aura naturellement moins de personnes à s’inscrire et, par conséquent, moins de contacts. Si générer des contacts est un objectif principal pour vous, vous pouvez envisager l’option gratuite.

Les sommets virtuels gratuits auront plus de personnes qui s’y inscriront, mais toutes n’y assisteront pas. Cependant, vous pouvez toujours utiliser les coordonnées des personnes qui se sont inscrites et les ajouter à votre entonnoir de vente.

Plus important encore, vous n’avez pas à choisir strictement entre A et B. Vous pouvez également opter pour l’option hybride ou  » freemium  » : la participation au sommet virtuel est gratuite lorsqu’il est en direct, mais les personnes qui veulent regarder l’enregistrement doivent payer des frais.

#4 Comment trouver des intervenants pour votre sommet virtuel ?

La ligne directrice de votre sommet est le détail qui peut faire ou défaire tout l’événement. Beaucoup d’organisateurs de sommet commencent par une liste de personnes qu’ils aimeraient inviter en tant qu’orateurs et ne se concentrent qu’ensuite sur le ou les sujets de l’événement.

Cette approche peut conduire à un événement non ciblé qui attirera beaucoup moins de participants qu’il n’aurait pu le faire. Avec un plan clair de l’événement et un sujet central, il sera beaucoup plus facile de cibler les participants et de les convertir. Mieux encore, trouver les bons orateurs et leur faire dire « oui » sera une promenade de santé. Avec un sujet clair  » en main « , il sera plus facile de rechercher des orateurs potentiels et de trouver qui possède l’expertise dont vous avez besoin pour le public de votre sommet.

Une fois que vous avez le sujet et les grandes lignes de votre événement en tête, il est temps de commencer à contacter des orateurs potentiels. Je recommande de le faire deux à trois mois à l’avance pour donner à chacun le temps de se préparer.

Débutez avec quelques  » petits  » orateurs. Dès que vous aurez leur adhésion, il sera plus facile d’approcher les leaders d’opinion du secteur, qui veulent généralement voir qu’un événement compte déjà d’autres intervenants avant d’accepter d’y participer.

Vous ne savez pas comment atteindre les leaders d’opinion qui feraient d’excellentes têtes d’affiche ? Tirez parti de votre réseau ! Parlez à certains des orateurs qui ont déjà accepté de participer et demandez-leur s’ils peuvent vous ouvrir quelques portes.

Lorsque vous arrivez à avoir un influenceur du secteur, assurez-vous d’avoir une proposition de valeur pour lui. Expliquez comment le fait de parler à votre sommet leur sera bénéfique à court et à long terme. Ne demandez pas un engagement important. Demandez à accueillir juste une session de questions/réponses avec eux dans un premier temps, ce qui ne nécessitera pas de travail de préparation.

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