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Les frais professionnels du président de SAS (Société par Actions Simplifiée) ou SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) font référence aux dépenses engagées par le président dans le cadre de son activité professionnelle. Ces dépenses s’avèrent nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et le développement de ses activités. Voyons de plus près quelles sont ces catégories de dépenses et les avantages fiscaux qu’elles peuvent vous offrir.
Quels sont les frais professionnels du président de SAS ou SASU ?
Les frais de repas
Les prises de repas entrent effectivement dans la liste des frais professionnels du président de SAS. Notons qu’il existe deux types de frais de repas : les frais de repas d’affaires et les frais de repas pris seul.
Pour les frais de repas d’affaires, la société peut rembourser intégralement ces dépenses. Néanmoins, ces frais doivent avoir une nature exceptionnelle et être justifiés. Pour que la SAS ou la SASU rembourse ces frais professionnels, le président doit conserver les reçus de paiement. Par ailleurs, si le coût du repas dépasse 150 euros hors taxe, il faut demander une facture. N’oubliez pas d’indiquer les noms des participants sur la facture pour faciliter toute vérification ultérieure.
En ce qui concerne les frais de repas pris individuellement, la situation dépend du régime fiscal de la SASU. Si la SASU est assujettie à l’impôt sur les sociétés (IS), le remboursement des frais réels reste possible. Toutefois, ces dépenses doivent être engagées lors d’un déplacement professionnel.
Néanmoins, si le repas est pris sur le lieu de travail ou à proximité, il n’est pas éligible au remboursement. Effectivement, les repas du midi entrent dans la déduction forfaitaire de 10 % concernant les frais professionnels.
Dans le cas où la SASU est soumise à l’impôt sur le revenu (IR), les frais de repas pris individuellement peuvent être déduits. Par contre, ces repas doivent être consommés sur le lieu de travail ou à proximité de celui-ci. Cependant, pour bénéficier du remboursement, il faut fournir des justificatifs appropriés. De plus, il faut que les circonstances ne permettent pas au président de rentrer chez lui pour le déjeuner. Cette situation pourrait se présenter si la distance entre le domicile et le lieu de travail reste considérable.
Les frais liés à l’utilisation d’un véhicule
Lorsque le président de la SASU utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, il a droit à un remboursement de ces frais professionnels. Les frais éligibles au remboursement comprennent :
- Les péages
- Les frais de stationnement
- Les frais de réparation et d’entretien courant
- Les dépenses de carburant.
Si le véhicule est en leasing, l’entreprise peut éventuellement prendre en charge les frais de location.
Le calcul de ces frais dépend généralement de la distance séparant le domicile du président et le siège de la SASU. Une fois cette distance établie, un barème défini par la loi est appliqué en fonction du nombre de kilomètres parcourus.
Les déplacements vers les locaux de l’entreprise entrent également en considération, tandis que les autres déplacements doivent être justifiés. Donc, songez à conserver toutes les factures et preuves nécessaires pour étayer les demandes de remboursement.
Les frais de formation
Les frais de formation constituent un volet important des frais professionnels du président de SAS ou SASU. Pour qu’ils soient intégralement remboursés, il faut que les formations soient réalisées par un organisme agréé. Cependant, ce remboursement ne constitue pas l’unique avantage. Effectivement, quelle que soit leur forme ou leur activité, les entreprises peuvent bénéficier du crédit d’impôt pour la formation de leurs dirigeants.
Ce crédit d’impôt est calculé en fonction du nombre d’heures de formation suivies, multiplié par le taux horaire du SMIC. Néanmoins, il convient de noter l’existence d’un plafonnement. Pour les sociétés comptant moins de 10 salariés et dont le chiffre d’affaires ou le bilan total demeure inférieur à 2 millions d’euros, le plafond reste fixé à 80 heures. Pour les autres entreprises, ce plafond est réduit à 40 heures.
Les autres frais professionnels
Les frais de réception et les cadeaux entrent également dans la liste des frais professionnels du président de SAS ou SASU.
Les frais de réception, pour être éligibles au remboursement, doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Par ailleurs, ils doivent uniquement servir pour l’entretien et le développement de la clientèle. Cependant, les dépenses excessives et extravagantes n’entrent pas dans ce remboursement.
De même, la possibilité d’offrir des cadeaux aux clients et prospects dans le cadre de relations commerciales reste envisageable. Néanmoins, ces derniers doivent servir directement les intérêts de l’entreprise. D’autre part, la valeur de ces cadeaux ne doit pas être exagérée. En ce qui concerne la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), elle peut être déduite pour les cadeaux créés à des fins publicitaires. En outre, leur valeur individuelle ne doit pas dépasser 73 euros TTC.
Par ailleurs, divers frais peuvent également être considérés en fonction de la nature de l’activité. Par exemple, dans certains contextes, les dépenses liées à l’achat d’une nouvelle tenue de travail peuvent être perçues comme des frais de représentation. Ainsi, ces frais peuvent être remboursés.
Comment rembourser les frais professionnels du président de SAS ?
Le remboursement des frais professionnels pour le président d’une SAS ou d’une SASU se déroule selon deux méthodes distinctes :
- Le président doit conserver les notes de frais portant des dates spécifiques. Ainsi, il peut avoir une vision claire et précise des montants authentiquement dépensés au cours de ses activités professionnelles.
- Dans le cas où ces dépenses deviennent des occurrences régulières, la société peut envisager d’établir un forfait d’indemnisation défini pour les couvrir.
Cependant, pour que ces frais professionnels soient effectivement remboursés, le président de la SAS ou de la SASU doit présenter des pièces justificatives. Il doit également présenter des notes de frais mentionnant :
- La date de la transaction
- Le montant exact dépensé
- La nature précise de chaque dépense.
Notons que les notes de frais ne constituent pas, en elles-mêmes, des pièces justificatives complètes. Effectivement, elles servent essentiellement à notifier les dépenses effectuées par le président.
La déduction des frais du président du SAS présente-t-elle des avantages ?
La déduction des frais professionnels du président de SAS ou de SASU offre une opportunité de réduire la base imposable. Ainsi, cela allège la charge fiscale de l’entreprise. Cependant, cette mesure ne s’applique pas aux micro-entreprises. C’est la raison pour laquelle celles-ci optent souvent pour la création d’une SASU.
Effectivement, opter pour une SASU garantit une imposition basée sur les bénéfices réels générés. De plus, l’entreprise peut récupérer la TVA payée, contrairement aux particuliers. Facturer des frais professionnels évite les cotisations sociales personnelles. En outre, cela permet également au président de la SASU de se faire rembourser par la société. Il peut également augmenter son revenu.
En somme, une gestion efficace des frais professionnels du président de SAS ou SASU peut optimiser les dépenses de l’entreprise. Cela peut également générer des avantages fiscaux substantiels.
