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L’Art et la manière d’écrire ses mails professionnels

mails professionnels

L’email ou courriel pour les plus chauvins, est devenu en l’espace de deux décennies l’outil ne plus commun et répandu pour communiquer dans le cadre professionnel. Cela a ses avantages, mais aussi ses inconvénients, surtout lorsqu’on en abuse, au détriment d’une méthode qui fera toujours ses preuves : parler en face à face ! Mais nous n’allons pas dans cet article traiter de ce dernier aspect des échanges professionnels, uniquement de l’email. Effectivement, afin de bien faire passer ses messages écrits, qu’ils soient bien compris par leur destinataire et pour avoir un taux de réponse élevé, il s’agit de respecter certaines règles. La plupart sont du bon sens, mais d’autres nécessitent néanmoins de les connaître et d’en apprendre les bases. Heureusement, de nos jours, il existe des prestataires qui permettent de nous aider à mettre en page des emails attractifs, ou encore de nous conseiller : il s’agit des logiciels de routage emailing. C’est justement ce que nous allons voir.

 

Le routage emailing

 

Lorsqu’on travaille dans le marketing ou même dans les ressources humaines, il est nécessaire de savoir préparer et planifier une campagne d’emailing. Qu’elle soit à la fois percutante dans le fond et la forme, tout en bénéficiant d’un certain nombre d’indicateurs quant au nombre de lectures, d’ouvertures de liens, etc. C’est possible avec certains logiciels, dont nous pouvons consulter le top 15 sur le site emailing.biz, qui ne se contente d’ailleurs pas de les lister, mais de présenter leurs atouts. Ces outils de routage emailing vont à peu près tous remplir le même objectif, mais via des moyens différents, avec parfois des modules qui nous seront plus ou moins utiles. Il convient alors de bien définir au préalable ses besoins, puis de partir à la recherche du meilleur logiciel. Justement : que se cache-t-il dans le routage emailing, du moins dans la plupart des cas ? Dans un sens restrictif, effectivement, c’est de pouvoir envoyer des emails dans un très grand nombre de copies vers une liste prédéfinie de destinataires, tout en ayant des options permettant de les mettre plus ou moins sommairement en forme. Cependant, le terme de routage ne résume finalement pas très bien l’une des fonctions les plus importantes de ces logiciels : la consultation des statistiques, que l’on nomme le tracking, puis arriver à interpréter toutes les datas qui vont faire suite à l’envoi des emails. Ce sont finalement tous les moyens techniques pour interpréter l’efficacité d’une campagne d’envoi d’emails.

 

Le poids des mots et des arguments

 

Ainsi, nous avons parlé de l’importance de la forme des emails, puis de comment analyser les résultats de ceux-ci. Mais qu’en est-il du fond ? Quel que soit le destinataire ou le type de contenu, il est important de le soigner. Nous allons prendre l’exemple du secteur commercial, en business to costumer : l’email marketing. L’objectif étant de convaincre le destinataire de lire l’email, puis d’aller cliquer sur le call to action, puis espérer une vente sur une plateforme. L’efficacité de ce type d’approche commerciale est particulièrement importante, si l’on sait s’y prendre, au risque sinon d’avoir des résultats catastrophiques. Il s’agit en outre de ne pas la confondre avec le vulgaire spamming (ou pollupostage en bon français) ! Car dans le premier cas, c’est une démarche volontaire de la part de la personne qui va recevoir l’email, parce qu’il s’est lui-même inscrit à une liste de diffusion.

Avoir une audience qui s’est elle-même rendue disposée à recevoir des emails publicitaires ou informatifs est un avantage indéniable, on peut donc dire qu’elle est très qualitative. Le potentiel commercial est considérable, pour le peu que l’on ait un fond qui parle aux différents profils inscrits. Le taux d’ouverture des emails, puis de clics sur les call-to-action, sont élevés. Quant aux conseils à donner sur le style d’écriture ou la longueur du message, tout dépend de la situation (message à faire passer, connaissance des groupes cibles) mais nous allons tout de même rappeler l’évidence : éviter de faire trop long et trop complexe. Il convient d’aller à l’essentiel et de hiérarchiser les informations. La logique est la même pour les courts spots publicitaires sur les réseaux sociaux : chaque consommateur est en permanence soumis à de la publicité, il faut qu’en une seconde ou à peine plus le cœur du message soit compris.

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