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Pour éviter les situations stressantes que peut générer l’organisation d’un événement, de nombreuses personnes ou entreprises font aujourd’hui appel à une agence événementielle. À travers de nombreuses missions, celle-ci doit œuvrer pour faire de l’événement une réussite. Quelles sont alors les missions d’une agence événementielle ?
La conceptualisation de l’événement par une agence événementielle
La principale mission d’une agence événementielle est d’organiser un événement, que ce soit une réunion d’affaires, un team-building ou une organisation séminaire. Pour mener à bien cette mission, il est important de bien mettre en place le projet. Vous avez la possibilité d’avoir recours à des professionnels qui, selon Event-success.com, seront à même de conceptualiser votre événement.
Le prestataire est à votre écoute, afin de comprendre vos objectifs et vos besoins qui doivent être définis dans un cahier des charges. Ce dernier doit comporter :
- les objectifs à atteindre (de façon claire et bien détaillée pour être profitable tant au niveau stratégique qu’organisationnel),
- les actions à mettre en place,
- les délais à respecter,
- le budget à établir (en fonction des tâches et des situations imprévisibles).
Il est important que les deux parties se mettent d’accord sur ces points essentiels avant le début du projet. Les agences s’occupent généralement de la mise en place des supports de communication autour de l’événement. Ces besoins doivent également être clairement détaillés dans le cahier des charges.
La réalisation des tâches relatives à l’événement
L’agence événementielle s’occupe également de toutes les démarches et tâches nécessaires à la réalisation du projet. Elle sélectionne les meilleurs prestataires pour permettre le bon déroulement de votre événement et le rendre unique. Ainsi, elle se charge d’identifier les bons contacts et de répertorier les lieux potentiels, afin de trouver l’endroit idéal pour organiser votre événement. Il peut s’agir d’une salle de séminaire, d’une salle de réunion, d’une salle de réception ou d’un café-coworking.
Votre projet peut être un voyage incentive ou un séminaire à organiser dans une autre ville ou dans un autre pays. Dans ce cas, l’organisatrice d’événement pourra contacter les agences de voyages pour vous trouver des billets d’avion ou des tickets de transport à des prix très attractifs. Elle se charge également de trouver les meilleures disponibilités d’hébergement en fonction de votre budget et de vos besoins. Elle saura également vous surprendre, si vous cherchez des lieux originaux, des activités inédites ou du matériel nécessaire à l’animation de votre événement.
Le suivi de l’événement par l’agence événementielle
La réussite d’un événement réside dans la planification et la coordination des diverses tâches. Tout au long de l’événement, l’agence événementielle assure l’organisation et la coordination entre les différents prestataires (imprimeurs, décorateur, traiteur, animateurs, sociétés de sécurité…).
Elle s’occupe également de l’aspect logistique en gérant les problèmes techniques et les imprévus. Vous n’aurez donc qu’à vous concentrer uniquement sur vos missions durant l’événement.
La gestion des rôles est beaucoup plus facile pour les petits événements. Pour les événements de grande envergure qui regroupent 100 à 200 personnes, il existe une plus grande variété de services et de produits. En plus de gérer la logistique, il faudra également coordonner les efforts de marketing événementiel, de conception graphique et de gestion audiovisuelle…
Le retour sur les objectifs
L’après-événement a également toute son importance. Pour cela, l’agence événementielle doit faire un retour à son client sur les performances et l’organisation de celui-ci. L’objectif est de mesurer son succès afin de justifier les ressources investies et d’envisager des améliorations pour les événements à venir. Ce bilan est donc très enrichissant pour l’entreprise et l’agence événementielle.
En définitive, les agences événementielles sont indispensables pour les entreprises qui souhaitent dynamiser leurs équipes, mais ne possèdent pas de personnel qualifié en interne pour gérer des événements importants.
