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De plus en plus d’entreprises ont recours au télésecrétariat pour mieux gérer leurs différentes tâches administratives. Mis en place en 1950 et en constante évolution depuis cette période, le télésecrétariat consiste à confier la gestion des services administratifs à un prestataire en externe. Celui-ci dispose du savoir-faire et de l’expertise nécessaires pour répondre à vos besoins, peu importe le secteur dans lequel vous exercez. Expert juridique, avocat, artisan, professionnel médical, retrouvez ici les avantages de faire appel au télésecrétariat.
En quoi consiste le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat repose sur le principe du télétravail. Il s’agit d’une prestation de services qui consiste à externaliser l’ensemble des tâches administratives, téléphoniques et commerciales. Ces services de secrétariat sont gérés à distance par un prestataire indépendant (un télésecrétaire ou une structure spécialisée) pour le compte d’un client.
Ce dernier peut être un expert juridique, un professionnel médical ou paramédical, un artisan, un avocat ou encore une entreprise. En fonction du secteur d’activité du client, le spécialiste du télésecrétariat propose une gamme de services sur mesure pouvant aller de l’accueil téléphonique personnalisé à la gestion de l’agenda, en passant par la prise de rendez-vous et la mise en relation.
Quels sont les avantages du télésecrétariat pour les avocats ?
Les professionnels du droit font partie des personnes les plus à même de recourir au service de télésecrétariat. Que ce soit un avocat travaillant en tant qu’indépendant ou au sein d’un cabinet, les tâches administratives liées à ce métier sont souvent fastidieuses. Une aide extérieure sera donc très utile, notamment pour assurer les missions suivantes.
La gestion des appels
Le métier d’avocat impose de nombreux déplacements et le professionnel du droit n’a pas le temps de répondre à tous les appels téléphoniques. En ayant recours aux services d’un spécialiste du télésecrétariat pour vous aider au quotidien, celui-ci pourra assurer la permanence téléphonique et la gestion de votre agenda professionnel (à l’image de l’application agendis pour les pompiers).
Prise de messages et rendez-vous, gestion des appels téléphoniques, transfert des appels urgents, notification par email/SMS, de nombreux services vous seront offerts pour vous garantir une disponibilité totale. Certains prestataires proposent aussi un service ponctuel en fonction de vos besoins. Ainsi, si vous le souhaitez, votre cabinet pourra rester joignable, même en dehors des heures de bureau et durant les jours non ouvrables.
La permanence juridique
La permanence juridique consiste à prodiguer des conseils juridiques gratuits à toute personne souhaitant obtenir des informations par rapport à un sujet lié au droit. Ce service peut sembler chronophage, mais c’est un bon moyen de gagner de nouveaux clients et de fidéliser sa clientèle existante. Cependant, il est parfois difficile de répondre à tout le monde. Solliciter un service de télésecrétariat vous permettra d’assurer une permanence juridique optimale, et ce, peu importe le jour ou encore le moment de la journée.
La qualité de l’accueil téléphonique
Un accueil téléphonique de qualité contribue à renforcer la satisfaction des clients et à soigner l’image de marque de votre cabinet. En choisissant d’externaliser votre accueil téléphonique à travers un service de télésecrétariat, vous avez la garantie d’offrir un retour invariable aux requêtes de vos clients et de répondre à leur besoin relationnel. Chaque client bénéficiera d’un accueil personnalisé et qualitatif, en accord avec vos directives et vos instructions.
Quels sont les avantages du télésecrétariat pour les experts juridiques ?
De plus en plus de professionnels et d’entreprises juridiques externalisent la gestion de leur secrétariat pour de nombreuses raisons.
Pour rester toujours accessible
Étant les plus aptes à apporter des réponses aux questions liées au droit, les professionnels juridiques se doivent donc d’être accessibles. En choisissant d’externaliser leur secrétariat, ils s’assurent de faciliter et d’améliorer la prise de contact avec leurs clients et leurs collaborateurs.
Avec un service de télésecrétariat juridique, vous pouvez bénéficier d’une permanence téléphonique 24 h/24 et 7 j/7 et d’un véritable service de secrétariat juridique. En plus, il sera mis à votre disposition des conseillers professionnels qui maîtrisent très bien le vocabulaire du monde du droit. Ils disposent des compétences nécessaires pour satisfaire tous vos clients et gérer au mieux vos appels et vos messages.
Pour mieux avancer dans votre travail
Que ce soit dans le domaine privé ou celui des affaires, les professionnels juridiques sont souvent très sollicités. Ils doivent répondre à de nombreux appels et emails au quotidien, ce qui a tendance à les ralentir dans leur travail. Pour vous simplifier la vie et vous permettre de mener à bien vos missions, le télésecrétariat juridique est une excellente alternative. Ce service vous propose de :
- répondre à tous vos appels et courriers électroniques
- traiter vos messages et vos appels en suivant scrupuleusement vos directives
- organiser au mieux votre agenda pour vos différents rendez-vous
- classer les documents professionnels
Vos tâches administratives étant désormais externalisées et entre de bonnes mains, vous et votre équipe pourrez assurer la pérennité de l’entreprise en vous concentrant sur votre cœur de métier : le traitement des dossiers.
Pour optimiser votre image de marque
En faisant le choix de recourir à un service de télésecrétariat juridique, l’image de marque de votre entreprise juridique va être boostée. En effet, il faut savoir que les télésecrétaires sont des conseillers qui ont reçu une formation professionnelle. Ils sont donc en mesure d’assurer une permanence téléphonique de qualité, un accueil téléphonique professionnel et une gestion efficace des appels et courriels.
De plus, les requêtes sont reçues et traitées le plus rapidement possible pour optimiser la satisfaction des clients. Cela contribuera à accroître votre notoriété et à améliorer l’image professionnelle de votre entreprise.
Quels sont les avantages du télésecrétariat pour les professionnels médicaux ?
Le télésecrétariat constitue aussi une excellente alternative pour les professionnels du secteur médical et paramédical par rapport au secrétariat médical traditionnel. Dans ce cas précis, on parlera de « télésecrétariat médical » ou de « secrétariat téléphonique médical à distance ». Médecins généralistes, kinésithérapeutes, ophtalmologues, psychothérapeutes, dentistes, ostéopathes, cardiologues… Tous ces professionnels de santé peuvent profiter des avantages du télésecrétariat.
Télésecrétariat, des avantages au quotidien
Entre les services administratifs et les patients, le quotidien des professionnels de santé est souvent surchargé. Avoir recours au télésecrétariat médical leur permet de confier la gestion des tâches administratives à un télésecrétaire compétent. Ainsi, ils peuvent mieux se focaliser sur le bien-être et la satisfaction des patients. De plus, ce type de service médical garantit une meilleure permanence téléphonique, et ce, même durant les heures creuses.
Une solution plus économique
Confier la gestion des tâches administratives (réception des appels, gestion des agendas, saisir des données, accueil téléphonique…) à un spécialiste du télésecrétariat médical permet également de réduire les charges liées au recrutement d’un secrétaire en interne (charges sociales, salaire, assurance…).
Certains télésecrétaires proposent même un service sur mesure adapté aux besoins du client. Ainsi, le professionnel de santé a la possibilité de solliciter un service de télésecrétariat médical quelques heures par jour, ou bien certains jours dans le mois. Il peut également décider d’y avoir recours seulement lors des jours non ouvrables, ou encore durant les jours de congé de sa secrétaire médicale en interne, pour pallier son absence.
Un des autres avantages du télésecrétariat est que le tarif proposé par le prestataire inclut l’équipement indispensable pour effectuer le travail (ordinateur, téléphone, imprimante, scanner, logiciels, etc.). Avec le télésecrétariat médical, vous pouvez donc faire des économies sur les frais liés à l’acquisition de matériel si vous êtes un professionnel du secteur médical.
Un service flexible et modulable
Selon vos besoins, vous pouvez opter pour un service de télésecrétariat médical permanent, régulier ou ponctuel. Aussi, vous pouvez choisir d’avoir recours à un seul télésecrétaire parfaitement formé. En cas de nécessité (comme un débordement d’appels ou une surcharge de travail par exemple), vous pourrez toujours solliciter d’autres télésecrétaires expérimentés pour prendre le relais.
Les tâches du secrétaire médical traditionnel étant parfois diversifiées, certains prestataires proposent aussi des services de télésecrétariat en option (prédécroché personnalisé, menu vocal interactif, boîte vocale personnalisée, e-fax, etc.). Notons que les tarifs relatifs au télésecrétariat médical peuvent varier en fonction de l’étendue du service que vous allez choisir.
Quels sont les avantages du télésecrétariat pour les artisans et les entreprises ?
Avoir recours au télésecrétariat présente des avantages pour les artisans et les entreprises, peu importe leur taille et leur secteur d’activité.
L’amélioration de la productivité
Dans les petites entreprises, c’est généralement le dirigeant qui s’occupe des services administratifs, ce qui l’amène à reléguer ses propres missions au second rang. Avec un service de télésecrétariat, c’est le télésecrétaire qui se chargera d’écouter les messages téléphoniques, de faire le tri et de programmer les rendez-vous. Le dirigeant ou l’artisan peut alors se mettre directement au travail lorsqu’il arrive dans les locaux de son entreprise. Il peut ainsi se concentrer sur ses propres activités, ce qui lui permet d’améliorer sa productivité.
Télésecrétariat, les avantages d’une organisation simple et efficace
Au lieu de griffonner des messages sur des notes adhésives un peu partout, recourir au télésecrétariat vous aidera à mieux vous organiser. Après avoir reçu les messages, que ce soit par SMS, email ou téléphone, le télésecrétaire les répertorie et les classe pour que vous puissiez accéder à tout moment à toutes les informations utiles.
Vous pouvez choisir un télésecrétaire spécialisé dans votre secteur d’activité, ou alors un standardiste qui aura simplement pour mission d’assurer la permanence téléphonique et la réception des messages. Les requêtes seront redirigées vers vous et vous vous chargerez d’y répondre personnellement. Les questions les plus importantes seront positionnées en haut de la liste pour que vous puissiez y répondre en priorité.
La satisfaction de la clientèle
Il faut garder à l’esprit que les clients ont souvent un besoin immédiat. Alors, lorsqu’ils vous appellent et que personne ne répond à l’autre bout du fil, ils peuvent être tentés de contacter un autre prestataire. Il est donc important de rester disponible pour ne pas favoriser la concurrence. Toutefois, ce n’est pas toujours évident, surtout lorsque vous avez beaucoup de tâches à accomplir au quotidien.
Dans ce cas, l’idéal est de solliciter une aide extérieure, comme un télésecrétaire, qui pourra garantir une permanence téléphonique. Ceci vous permettra de répondre aux besoins de vos clients sans avoir besoin de mettre vos propres missions de côté. Les télésecrétaires sont tout aussi efficaces que les secrétaires en interne. De plus, ils peuvent réaliser diverses tâches et sont disponibles à tout moment.
