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La discipline des employés peut parfois être une partie nécessaire de la gestion d’une entreprise ou d’une équipe.
Pour protéger votre entreprise des ramifications juridiques lorsque les procédures disciplinaires tournent mal, il est important de mettre en place un processus à suivre lorsqu’un employé n’agit pas ou ne travaille pas selon les attentes définies dans son contrat ou son manuel de l’employé.
Bien qu’il existe des variations, la procédure disciplinaire suit généralement quatre étapes :
– Avertissement verbal
– Avertissement écrit
– Dernier avertissement écrit
– Suspension et/ou licenciement
Lorsque vous devez transmettre un avertissement par écrit ou suivre le processus disciplinaire, les formulaires de discipline des employés peuvent être très utiles. Ils permettent de s’assurer que chaque responsable suit le même processus et donne à l’employé en question toutes les informations dont il a besoin – et que le processus est documenté en cas de litige juridique.
Nous avons compilé quatre des formulaires de discipline écrite les plus utiles pour vous aider à déterminer celui qui convient à votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un formulaire de mesure disciplinaire pour les employés ?
Un formulaire de mesure disciplinaire pour les employés est conçu pour informer un employé qu’il ne respecte pas les politiques ou les attentes établies par son employeur et lui rappeler les conséquences de ses actes.
Selon le formulaire, et l’étape à laquelle il est utilisé dans le processus disciplinaire, il peut également y avoir un espace pour une déclaration de l’employé et les critères que son manager attend qu’il remplisse pour sortir du processus disciplinaire et continuer à travailler pour son employeur.
Pourquoi les formulaires de discipline des employés sont-ils utiles ?
Les formulaires de discipline des employés sont très utiles – voire nécessaires – pour plusieurs raisons. À savoir, ils :
– Fournissent un dossier détaillé du comportement passé d’un employé au travail
– Protègent contre la responsabilité juridique
– Facilitent la discipline progressive
– Fixent des normes fermes pour les gestionnaires
– Donnent une structure aux employés
Si vous n’utilisez pas déjà des formulaires de discipline dans le cadre de votre procédure disciplinaire, demandez-vous s’il serait judicieux de commencer. Les formulaires suivants sont des catégories générales et peuvent être adaptés à vos besoins particuliers.
4 exemples de formulaires disciplinaires efficaces pour les employés
1. Lettre d’avertissement écrite de l’employé
Une lettre d’avertissement écrite de l’employé – utilisée à la deuxième étape de la procédure disciplinaire standard – peut facilement être personnalisée pour s’adapter à votre situation. Ce formulaire fournit une preuve écrite de l’infraction qui a eu lieu et consigne le souhait du manager de voir ce comportement changer. Si un avertissement verbal a été donné précédemment, il en fera également état, ainsi que de son effet sur le comportement de l’employé.
La lettre d’avertissement écrite d’un employé doit également inclure les conséquences auxquelles il est confronté. Même si le problème est mineur, il est utile de consigner la situation – surtout si une action disciplinaire doit être poursuivie avec l’employé en aval.
Cette lettre est envoyée directement à l’employé et ne nécessite aucune contribution de sa part, bien que vous puissiez choisir de la faire signer.
2. Formulaire de mesure disciplinaire de l’employé
Ce formulaire est utile lorsque l’employé conteste la perception des événements par le manager. Il peut être utilisé au début du processus pour noter que l’employé est soumis au processus disciplinaire de l’organisation.
Cependant, il est également utile de l’avoir comme dossier général de la situation. L’un des principaux avantages de ce type de formulaire est qu’il peut contenir un espace pour la déclaration de l’employeur et de l’employé, ce qui vous permet d’entrer dans autant de détails que nécessaire et d’enregistrer la réponse du destinataire.
Du point de vue de l’employé, cela peut offrir une façon plus juste d’enregistrer l’événement et assure un compte rendu approfondi de l’incident en question, afin que les détails ne soient pas oubliés en cours de route.
3.La lettre de suspension de l’employé
Après un avertissement verbal et deux avertissements écrits, l’étape suivante pour un employé ne parvenant pas à améliorer son comportement peut être la suspension.
Cela se produit souvent dans le cadre du processus de licenciement (en savoir plus sur l’abandon de poste notamment) : il peut être demandé à un employé de ne pas venir au travail pendant que son cas est discuté par les parties concernées. Cela conduira ensuite soit à la résiliation de son contrat, soit à la réintégration complète dans son rôle, soit à une réintégration conditionnelle.
Une lettre de suspension doit comprendre :
– Les détails de l’infraction, y compris les heures et les dates
– La manière exacte dont cette infraction a enfreint la politique de l’entreprise et/ou leur contrat
– Une référence à toute réunion que la direction a déjà eue avec eux autour de la question
– Toute règle qu’ils doivent respecter pendant leur suspension, comme ne pas contacter d’autres employés
– Ce qui se passera au sein de l’entreprise pendant leur absence, comme une enquête sur leur cas
– Les prochaines étapes, comme quand ils peuvent s’attendre à connaître les résultats de toute enquête sur leur comportement
– Leurs dispositions salariales pendant leur suspension
– Les coordonnées de contact au cas où ils auraient des questions entourant les informations contenues dans la lettre
4. Plan d’amélioration des performances
Bien qu’il ne s’agisse pas d’un formulaire de discipline en soi, un plan d’amélioration des performances, peut être un suivi utile pour les employés qui passent – ou ont passé – par une procédure disciplinaire. Il est également utile pour les gestionnaires qui ne veulent pas soumettre un employé à une procédure disciplinaire à grande échelle, mais qui ont besoin de voir leur performance s’améliorer.
Un plan d’amélioration de la performance est un document formel indiquant les problèmes de performance récurrents, ainsi que les objectifs qu’un employé doit atteindre afin de retrouver un bon statut au sein de l’entreprise (généralement avec un calendrier spécifique pour réaliser le plan). Cela responsabilise l’employé lorsqu’il s’agit d’améliorer le problème de performance qu’un manager a identifié et encourage l’amélioration.
Toutefois, s’ils ne parviennent pas à atteindre les objectifs du plan d’amélioration de la performance – selon la gravité des problèmes – le manager peut alors décider d’entamer la procédure disciplinaire officielle. Dans ce cas, un PIP fournira une documentation complète et solide pour appuyer cette décision.
Il s’agit d’un plan d’amélioration des performances.
