Sommaire
C’est la nation de l’automatisation ! Dans le monde des petites entreprises, l’automatisation est votre meilleur ami, et votre meilleur employé. Et, avec tant de processus d’affaires qui peuvent être automatisés, il n’est pas difficile d’obtenir un retour sur investissement super important avec un investissement dans l’automatisation.
Si vous ne faites que commencer avec l’automatisation, je recommande ces 5 choses que vous pouvez facilement intégrer dans votre flux de travail actuel pour automatiser votre entreprise.
1. Partagez votre calendrier
Pour les entreprises qui dépendent des rendez-vous, donner à vos clients la possibilité de se programmer directement sur votre calendrier est un excellent moyen de gagner du temps pour vous et vos clients, et c’est une fonctionnalité vers laquelle de plus en plus d’entreprises se penchent. Voici quelques exemples de la façon dont votre petite entreprise peut mettre en œuvre un système de planification automatisé :
Permettre aux clients d’accéder à votre calendrier directement sur votre site Web afin qu’ils puissent se programmer eux-mêmes. Lorsque vous envoyez des textos et des courriels à vos clients, incluez un lien vers votre calendrier auquel ils peuvent facilement accéder. Utilisez un logiciel de planification basé sur le Web, comme Google Calendar, qui peut s’intégrer à des entreprises tierces, comme un service de réponse ou de planification.
2. Service client
Si vous avez un service d’assistance qui comprend une base de connaissances d’articles et d’informations, au lieu de demander à vos clients de rechercher eux-mêmes des centaines d’articles, ils peuvent simplement poser la question à votre chatbot, qui recherchera alors les articles pour eux en quelques secondes et répondra en conséquence.
De nombreuses plateformes de service d’assistance sont livrées avec un chatbot intégré, mais il existe également des systèmes autonomes qui peuvent généralement fonctionner en tandem avec le logiciel que vous utilisez déjà. Si vos clients ont des questions plus avancées auxquelles votre chatbot n’est pas en mesure de répondre, vous voudrez également envisager de programmer un raccourci simple sur lequel ils peuvent appuyer pour être mis en relation avec un agent en direct pour une assistance supplémentaire.
3. Engager un centre d’appels
Bien que les réceptionnistes soient parfaits pour prendre les appels et accueillir les clients, de nombreux propriétaires de petites entreprises choisissent de gérer ces tâches eux-mêmes pour éviter de faire de la place dans le budget pour un autre employé. Cependant, en tant que propriétaire de petite entreprise, il y a de fortes chances que vous n’ayez pas le temps de gérer toutes ces tâches vous-même, ce qui signifie que vos clients peuvent en ressentir les répercussions.
Au lieu d’essayer de tout jongler tout seul, engagez un centre d’appels qui peut automatiser la montée en puissance (ou la descente en puissance) de votre équipe d’assistance en direct. Les centres d’appels sont une alternative plus rentable que l’embauche de personnel supplémentaire, et ils peuvent prendre en charge la plupart des tâches que vos employés internes effectuent déjà.
Par exemple, les services que les centres d’appels peuvent fournir comprennent tout, de l’assistance en direct 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à la répartition des urgences, en passant par les réponses aux questions de base, la prise de rendez-vous et les ventes.
4. Utilisez le courriel sans contact
Les clients aiment savoir qu’ils comptent pour votre entreprise. Qu’il s’agisse d’un simple texte ou d’une carte d’anniversaire dans le courrier de leur dentiste ou d’un rappel de vérification du système de leur gars CVC, ce sont les petites choses qui font la différence. Si vous souhaitez fournir ce service à vos clients mais que l’idée d’envoyer des centaines de textos, de cartes ou d’e-mails est une tâche trop décourageante, ne vous inquiétez pas – automatisez-le !
Avec la plupart des systèmes modernes, il est assez facile de configurer des déclencheurs pour envoyer des messages d’anniversaire, des rappels de rendez-vous ou des renouvellements d’abonnement à vos clients et patients, de manière automatique et périodique. Vos clients vous seront reconnaissants de vous être souvenus d’eux, et vous serez reconnaissant lorsque vos clients continueront à fréquenter votre entreprise.
De même, vous pouvez désormais automatiser les processus de marketing grâce à l’utilisation de divers outils et services de marketing.
5. Sachez que les macros de helpdesk sont vos amies
Si vous utilisez une plateforme de helpdesk pour gérer les tickets et les cas des clients, vous avez probablement aussi la possibilité de créer des macros. Une macro est un moyen de rendre les tâches moins répétitives et permet de rationaliser ces tâches. Par exemple, si de nombreux clients vous demandent comment réinitialiser un mot de passe, vous pouvez créer une macro en rédigeant une réponse universelle, puis en l’enregistrant pour une utilisation ultérieure. Ainsi, la prochaine fois que quelqu’un vous contactera, vous pourrez simplement brancher la macro au lieu de devoir constamment taper la même réponse à chaque fois.
Avant de commencer à créer des macros, il est bon de se faire une idée de ce que les clients demandent, afin de ne pas perdre de temps à créer des macros qui ne sont pas nécessairement nécessaires. Les macros peuvent contribuer à réduire le temps nécessaire pour répondre et traiter un cas, ce qui peut contribuer à augmenter la satisfaction des clients. Cependant, vous voudrez garder à l’esprit qu’au bout d’un certain temps, les macros peuvent sembler robotiques, et vous voudrez peut-être personnaliser le langage de temps en temps pour que vos clients sachent qu’ils reçoivent toujours une assistance humaine en direct.
