Planifier et organiser un projet avec la charte de Gantt

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Souvent utilisé par les chefs de projet, la charte de Gantt est un diagramme qui assure l’organisation et la planification de toutes les tâches. Bien que l’outil de gestion de projet semble assez complexe, vous n’aurez aucun mal à le réaliser avec les bonnes bases. C’est une solution collaborative qui permet de mener à bien un project management, en respectant les échéances prévues. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le diagramme de gantt.

Qu’est-ce que la charte de Gantt ?

Les diagrammes de gantt sont des représentations graphiques qui sont en forme de barres horizontales permettant de planifier un projet, un programme ou une activité spécifique (la planification n’a plus aucun secret pour les pompiers grâce à agendis : découvrez par ici cette application). C’est un outil collaboratif qui donne une vue d’ensemble sur toutes les étapes nécessaires pour la gestion des tâches et la gestion des ressources à utiliser.

Inventée en 1896, la première version du diagramme de Gantt est appelée harmonogramme, ayant été uniquement publiée en langue russe et polonaise, ce qui a été une contrainte pour les pays anglophones.

Ce n’est qu’en 1910 que Henri Gantt publie son propre diagramme, utilisé pour représenter le temps imparti pour chaque tâche d’un travailleur pour un projet en particulier. Petit à petit, les chartes de Gantt sont devenues très populaires pour le suivi des calendriers de projet (attention aux jours ouvrés notamment).

A quoi sert la charte de Gantt ?

La charte de gantt est un project planner pour piloter un projet spécifique à part entière :

  • La planification de l’enchaînement des tâches de manière efficace avec la charge de travail ;
  • L’établissement de l’échéance pour chaque étape à réaliser ;
  • La pose de jalons pour une validation de chaque étape faite ;
  • L’affectation et la gestion des ressources humaines, matérielles et financières ;
  • La visualisation des tâches ;
  • Le suivi de l’avancement du projet et le pilotage global ;
  • L’estimation de retard prévisionnel par rapport aux échéances prévues.

C’est une solution de gestion adaptée pour les projets simples ou complexes, en fonction des besoins d’une entreprise.

Comment réaliser une charte de Gantt ?

A l’origine, la charte de Gantt a été réalisée uniquement sur un papier, mais avec l’évolution technologique actuelle, il existe des outils intelligents et avancés pour entrer les données dans un Dashboard sur Excel ou directement dans un logiciel de gestion de projet.

Voici les étapes à suivre pour réaliser votre diagramme sur Excel.

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1-Définir chaque tâche avec les jalons

Pour commencer, il faut déterminer les plus grandes étapes du projet pour les décomposer en plusieurs tâches plus petites. L’échelle à choisir ne doit pas être trop grande ni trop petite.

Le choix des jalons doit se faire selon les livrables à échéances et les éléments clés qui assurent la continuité ou la fin du projet.

Si vous souhaitez faire un travail avec plus de rigueur, vous pouvez organiser les tâches en chronologie à l’aide d’un organigramme des tâches.

2-Estimer le début et la fin de chaque tâche

Pour la réalisation du planning, le temps nécessaire pour chaque opération est essentiel. Il est recommandé d’opter pour une unité plus simple : l’heure, le jour ou la semaine.

La référence choisie doit être maintenue tout au long de la progression du projet.

3-Mettre en place des interactions entre chaque intervention

Il existe des opérations qui ne peuvent débuter qu’à la fin d’une autre. Cest ce que l’on appelle « tâches séquentielles ». Mais ce n’est pas toujours le cas, il y a aussi les tâches qui peuvent se faire parallèlement.

L’interdépendance des opérations doit alors être définie de manière précise pour éviter une perte de temps inutile. On parle ici de la phase d’ordonnancement. On peut distinguer 4 sortes de dépendances :

  • Fin à fin (FF) : deux opérations à finir sur le même délai ;
  • Fin à début (FD) : le début d’une tâche qui dépend de la fin d’une autre ;
  • Début à fin (DF) : la fin d’une tâche qui dépend du début d’une autre ;
  • Début à début (DD) : Une opération qui ne peut débuter que si la précédente a débuté également.

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4-Affecter toutes les ressources

A chaque tâche doivent être affectées toutes les ressources qui lui sont nécessaires : humaines, matérielles et budgétaires.

C’est une donnée des plus importantes pour permettre un suivi du portefeuille de projets.

Pour quelles opérations les chartes de Gantt sont-elles les plus utilisées ?

Les chartes de Gantt sont utiles pour de nombreuses activités dans une entreprise : une campagne de communication et de marketing, le lancement d’un nouveau produit ou service, la stratégie de mise en place d’un process d’ingénierie, une conférence de presse, etc.

Mais il est à préciser que le suivi de certains projets n’est pas adapté à un diagramme de gantt.

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