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Tenir la comptabilité de son entreprise est avant tout une obligation légale, dont le non-respect peut entraîner des sanctions. Cette action permet également d’évaluer en temps réel l’évolution de la société et d’anticiper d’éventuelles difficultés financières. Toutefois, la tenue de la comptabilité d’une PME est loin d’être une opération aisée. Heureusement, il existe de nombreuses façons de vous simplifier la comptabilité.
Externalisation de la compatibilité : une solution pratique
L’externalisation de la comptabilité consiste à confier la gestion des tâches comptables de l’entreprise à un expert-comptable.
En fonction des missions qui lui seront confiées par le dirigeant de la PME, le comptable se chargera de tout ou partie de la gestion de la comptabilité de l’entreprise. En d’autres termes, il existe deux formules d’externalisation :
- L’externalisation partielle, à travers laquelle le dirigeant de la PME effectue lui-même la saisie comptable grâce à un logiciel de gestion auquel son cabinet comptable a accès via internet, tandis que l’expert-comptable se charge de réviser les comptes et de dresser le bilan annuel.
- L’externalisation totale consiste quant à elle à déléguer à l’expert-comptable l’ensemble des tâches telles que la tenue de comptabilité de la PME, la production des états financiers et la saisie comptable.
Faire appel à un cabinet d’expertise comptable se révèle être solution d’une grande fiabilité. Grâce à son expertise et à la connaissance qu’il a du suivi des flux financiers, l’expert-comptable vous garantit la tenue d’une comptabilité conforme à la loi et aux obligations fiscales de votre entreprise.
D’autre part, fort de son savoir-faire et de son expérience, l’expert-comptable pourra vous conseiller sur la meilleure stratégie à adopter dans la gestion de votre entreprise, que ce soit sur le plan social, juridique ou fiscal.
L’externalisation de la comptabilité de votre PME contribuera également à renforcer votre crédibilité auprès de vos investisseurs et de vos partenaires financiers. Ces derniers auront en effet moins de réticence à vous octroyer un financement si votre bilan comptable et votre bilan prévisionnel sont établis par un expert-comptable.
L’externalisation de la comptabilité de votre entreprise présente un autre avantage : un gain de temps non négligeable. En déléguant cette tâche à un cabinet d’expertise comptable, vous aurez plus de temps à consacrer au développement de votre PME et à votre cœur de métier.
Toutefois, l’externalisation de la comptabilité d’une entreprise a un coût qui varie en fonction de la taille de votre PME et des missions que mènera le cabinet d’expertise comptable auprès de votre société. Par conséquent, si votre budget ne vous le permet pas, une gestion interne sera plus appropriée.
La tenue de comptabilité d’une PME par un cabinet d’expertise comptable à Strasbourg.
Organisez rigoureusement la gestion interne de votre comptabilité
Pour gérer la comptabilité de votre PME, l’un des moyens les plus économiques consiste à vous en charger vous-même ou à désigner un employé pour le faire. C’est d’ailleurs la meilleure option si votre entreprise dispose de moyens relativement limités. Cependant, ce n’est pas la solution la plus facile.
Dans le cadre d’une gestion interne de la comptabilité de votre entreprise, vous devez :
- choisir et personnaliser le plan comptable qui s’adapte aux besoins de votre PME
- réceptionner, saisir, numéroter et classer les documents comptables
- établir les déclarations fiscales (TVA, CFE, CVAE, déclaration de résultat)
- réaliser les inventaires et les comptes annuels, puis les déposer au greffe du Tribunal de commerce
- clôturer les comptes, transcrire les états financiers définitifs et ouvrir l’exercice financier suivant
Ces opérations particulièrement chronophages nécessitent qu’on y sacrifie un temps considérable et une énergie que vous auriez pu consacrer à développer les activités de votre entreprise. Heureusement, il existe plusieurs moyens de simplifier la comptabilité.
Suivez une formation en comptabilité
Si vous choisissez d’internaliser la gestion comptable de votre PME, une formation en comptabilité peut s’avérer essentielle. Elle vous permettra de mieux cerner les notions de débit et de crédit. Vous aurez donc plus de facilité à rédiger les livres comptables de votre entreprise.
Tenez à jour votre comptabilité
Il peut vous sembler fastidieux de saisir au jour le jour la comptabilité de votre commerce électronique. Cependant, cela reste le meilleur moyen d’analyser les performances de l’activité de votre PME et de prévenir toute difficulté de trésorerie. Par ailleurs, en tenant à jour votre comptabilité, vous aurez moins de difficultés à effectuer les inventaires et à établir les comptes annuels.
Optez pour une automatisation de votre comptabilité
L’autre moyen de simplifier la comptabilité de votre entreprise est de l’automatiser en interne. Pour ce faire, vous pouvez opter pour un logiciel de comptabilité qui vous aidera à dématérialiser et à gérer plus efficacement vos tâches comptables (connaissez-vous my people doc : l’outil pour dématérialiser vos documents ?). Pensez aussi à stocker en ligne vos documents et justificatifs.
Utilisez un logiciel de comptabilité ergonomique
Grâce à leurs nombreuses fonctionnalités, les logiciels de comptabilité peuvent vous aider à mieux gérer la comptabilité de votre entreprise. Un tel outil vous permettra, entre autres, d’établir les déclarations de TVA, de définir un échéancier pour les règlements de vos fournisseurs et de suivre vos clients ou de les relancer en cas de besoin.
Cependant, pour être efficace, le logiciel de comptabilité doit être adapté à la taille de votre PME et à votre secteur d’activité. Il doit également être compatible avec le système d’exploitation installé sur les ordinateurs de votre parc informatique.
Pour choisir votre logiciel de comptabilité, vous devez également prendre en compte d’autres critères tels que :
- son intuitivité (avec des fonctionnalités mises en évidence pour favoriser l’appropriation de l’outil)
- l’intégration de fonctionnalités pratiques et évidentes permettant de configurer et de générer des rapports sur mesure
- la possibilité de bénéficier d’un service après-vente rapide pour les besoins de maintenance
Parmi les logiciels de comptabilité les plus populaires sont généralement cités Intuit Quickbooks, Pennylane, iTool, Sage Compta et Facturation ou encore Sinao. Pour savoir quel logiciel est le plus adapté aux besoins de votre PME, nous vous recommandons de consulter un expert-comptable.
Pour vous simplifier la vie en comptabilité, vous avez le choix entre une externalisation, une internalisation très rigoureuse et l’utilisation d’un logiciel de comptabilité. Tout dépendra de la taille de votre PME, de votre budget et également de vos compétences en la matière.
