L’une des nombreuses obligations auxquelles vous devez vous soumettre dans votre entreprise est l’archivage de vos données. Cette obligation légale est très importante, puisqu’elle vous permet de faire face aux litiges dans lesquels vous pourriez être impliqué en présentant des documents à valeur probante. Cette activité vous aide également à justifier toutes les opérations de votre société lors d’un contrôle fiscal. Aujourd’hui, avec l’avènement et la démocratisation d’internet, tout est digitalisé et cette opération ne fait pas exception à la règle. Toutefois, quels sont les règlements et obligations qui encadrent l’archivage électronique ? Tour d’horizon complet.

L’archivage électronique : définition

Dans le cadre de l’archivage, les documents doivent être stockés sur une durée prédéterminée par la loi, qui varie généralement en fonction de la nature de la pièce en question. Ainsi, dans une société, chaque document possède son propre cycle de vie qui commence généralement à sa création et s’arrête au moment de sa destruction, ou du moins après la fin de son délai légal de conservation.

Les années 2000 : une nouvelle ère pour l’archivage

Au cours de l’année 2000, la gestion de l’entreprise prend une nouvelle dimension, car l’écriture électronique est reconnue légalement comme une preuve, au même titre que les écrits sur papier. Dès lors, les professionnels ont eu désormais la possibilité d’optimiser la gestion de leurs documents d’entreprise en utilisant les nouvelles technologies. L’archivage électronique est né.

L’archivage électronique peut être donc défini comme une opération de conservation à moyen ou long terme de l’intégrité d’une donnée ou d’un document. De ce fait, il diffère d’une sauvegarde simple qui permet la restitution des informations à un état antérieur, ou encore de la gestion des documents en vue d’une meilleure exploitation. L’archivage électronique permet de collecter, de classer et de stocker des données pour que celles-ci puissent être consultées ou exploitées ultérieurement, sans aucune modification.

Garantir la valeur probante des documents dématérialisés

Les données numériques sont fragiles, car facilement modifiables, falsifiables et manipulables par des individus malveillants. Ces données requièrent donc un support adapté, fiable, totalement conforme au document d’origine et résistant au temps : c’est ce que proposent des professionnels comme SER Group qui accompagnent les entreprises dans la dématérialisation de leurs archives.

Pour que les archives d’une société soient juridiquement valables, il est important qu’elle puisse assurer :

• l’authenticité de la pièce concernée, c’est-à-dire préciser qui a créé le document, à quel moment et ce qu’il contient,
• l’intelligibilité du document,
• l’intégrité de la pièce, il est en effet essentiel que les autorités aient la garantie qu’il n’y a eu ni falsification, ni altération, ni modification, ni dénaturation des informations, et ce depuis la conception du document et son transfert dans le système d’archivage. De cette manière, l’entreprise garantit la traçabilité, la confidentialité, la sécurisation et la pérennité du document.

Pour que les pièces dématérialisées aient une valeur probante, il faut que l’origine du document ainsi que l’identité exacte de son auteur puissent être authentifiées par un certificat électronique. L’intégrité des données se trouvant sur la pièce et leur horodatage (heure et date d’occurrence du document) doivent être attestés par une signature de la même nature (électronique). Quant à la pérennité et la traçabilité de l’archive, elles doivent être assurées au moyen d’un coffre-fort électronique.

Attention néanmoins, il est capital de réaliser une vérification de conformité en amont du processus d’archivage afin de s’assurer que chaque document réponde aux obligations de conformité stipulées par la loi française au moment du scellement numérique. N’oubliez pas : pour que les données archivées aient une valeur probante, aucune modification n’est permise.

Par ailleurs, il convient de noter que la durée d’archivage électronique dépend de la nature des documents. Les factures fournies aux clients ou obtenues de la part des fournisseurs, ainsi que tous les autres documents justificatifs comptables, doivent être stockés pendant 10 ans à partir de la clôture comptable de l’exercice.

La conservation des données doit également se faire sur un serveur installé sur le territoire français. Si vous décidez de stocker vos archives hors de la France, vous devrez le déclarer à l’administration fiscale.

Pourquoi opter pour l’archivage électronique ?

Les bénéfices de l’archivage électronique sont multiples et variés. En premier lieu, vous profitez d’un gain de place important suite à l’abandon de l’archivage physique. Prenons un exemple concret : un disque SSD de 1 To peut conserver à peu près toutes les données que l’on stockerait dans une salle d’archives d’une surface de 43 000 m². Imaginez donc le gain d’espace que cette nouvelle forme d’archivage vous permettra d’obtenir.

Ensuite, vous économisez aussi du temps. En effet, qui dit dématérialisation des documents dit également gain de productivité et diminution du coût des ressources matérielles et humaines allouées à la recherche, au tri ou à la destruction des documents. Puisque toutes les informations sont désormais centralisées dans un terminal accessible de partout, elles sont facilement manipulables par les personnes autorisées à y accéder, ce qui garantit leur sécurité.

Ainsi, vous économisez aussi de l’argent. Avec l’archivage électronique, tous les frais relatifs à la location d’un local de stockage, l’achat du papier, l’impression ou encore au transfert des documents sont supprimés.

Cependant, la dématérialisation des documents présente quelques inconvénients qu’il faut prendre en compte, notamment la contrainte d’associer cette nouvelle forme de conservation à un système de GED (Gestion Électronique des Documents). De plus, le matériel informatique utilisé peut tomber en panne, subir des dommages ou faire l’objet de cyberattaques. Enfin, la possibilité de falsifier ou d’endommager les informations est plus grande.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect du cadre légal de l’archivage électronique ?

Si vous ne respectez pas les règles de stockage des documents dématérialisés, vous vous exposez aux sanctions suivantes (cas des factures) :

• une pénalité de 50 % des montants facturés pour lesquels les justificatifs n’auraient pas été conservés,
• un rejet des déductions des charges entrainant une taxation supplémentaire en cas de non-conservation des factures fournisseurs,
• un rejet de comptabilité entrainant une intervention de l’administration fiscale, au cas où les autres documents justificatifs comptables de la société n’auraient pas été correctement stockés.

Soyez donc vigilant et respectez bien le processus d’archivage électronique pour l’ensemble de vos documents.

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