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Archivez vos documents professionnels avec Arkevia

Arkevia est un coffre-fort numérique spécialement conçu pour les salariés. C’est outil permettant de dématérialiser vos données, en vous évitant d’employer le format papier. Vous bénéficierez ainsi d’une interface sécurisée pour classer certaines données confidentielles et professionnelles comme : le bulletin de paie, les factures, les diplômes, les relevés de notes…

Arkevia, c’est quoi ?

Présentation

Arkevia est un coffre-fort numérique, indispensable pour l’archivage des données des salariés. Il permet de garder en toute sécurité, des informations comme :

  • Les bulletins de salaire ;
  • Les documents émis par TEAM SRH ;
  • Les diverses factures ;
  • Les diplômes ;
  • Les pièces d’identité.

Arkevia a été développé par Cegedim. C’est un espace sécurisé fiable garantissant la fiabilité de toutes les données.

Définition d’un coffre-fort numérique

Il s’agit d’un espace de stockage très sécurisé virtuel, sur lequel une entreprise peut déposer plusieurs documents comme les fiches de paie, les factures, ou encore les documents officiels.

L’usage d’un coffre-fort numérique a plusieurs avantages :

  • Des documents électroniques protégés sur votre espace personnel ;
  • L’accessibilité des documents ou attestations à tout moment ;
  • La dématérialisation des documents officiels qui ont la même valeur probante que les documents papiers ;
  • Les documents gardés pendant au moins 50 ans afin de garantir la traçabilité.

 

Comment fonctionne Arkevia ?

Le fonctionnement pour l’employeur

L’employeur peut à tout moment, déposer des documents importants qu’il doit partager avec ses salariés. Tout ce qui s’y trouve sera archivé de façon sécurisée et fiable, conformément aux dispositions règlementaires.

Ce coffre-fort électronique garantit l’optimisation des procédés RH en réduisant les coûts de distribution des salaires.

On notera que l’employeur doit alerter le salarié sur la distribution des bulletins de paie en format électronique, mais il n’a pas forcément besoin de son aval.

 Le fonctionnement pour les salariés

Une fois que les documents et informations sont transmis par l’employeur, alors chaque employé va recevoir une alerte par email l’invitant à se connecter via son compte personnel.

Les salariés peuvent créer des répertoires pour mieux gérer et archiver les documents. Il est possible d’effectuer un partage ou d’entamer un téléchargement au format PDF.

Il est tout à fait possible de demander à ne pas avoir des documents virtuels, en notifiant à son entreprise dans un délai de 30 jours après votre arrivée dans l’entreprise. Si ce délai est passé, alors les documents numérisés sont plébiscités.

Les principales fonctionnalités d’arkevia

En plus de gérer les fiches de paie, Arkevia propose aussi d’autres fonctionnalités intéressantes :

  • Il tient compte des données sociales réelles ;
  • Les données sont mises à jour quotidiennement et sont sécurisées via des sauvegardes fréquentes ;
  • Le programme donne accès à divers documents importants ;
  • Le transfert vers d’autres logiciels de l’entreprise à l’instar de Sage ou de Ciel ;
  • Un outil en mode collaboratif permettant au salarié d’envoyer des notes de frais ou une demande de prise de congé ;
  • La mise en place de bordereaux de cotisation ;
  • La télédéclaration directe.

Il faut savoir que certains logiciels peuvent aussi gérer l’emploi du temps des employés, l’évolution de carrière ou encore la hausse de compétences des divers collaborateurs.

Se connecter à arkevia : comment faire ?

La première connexion à votre compte Arkevia est relativement simple. Il ne vous suffira que de suivre les étapes ci-après :

  • Se rendre sur la page de connexion My Arkevia ;
  • Renseigner son identifiant et son mot de passe pour se connecter en toute confidentialité. Ces derniers seront validés au moment de l’inscription. Toutefois, il est conseillé de le changer régulièrement pour des questions de sécurité ;
  • Une fois sur la page, l’écran de connexion s’affichera.

Si vous n’arrivez pas à vous connecter, vous pouvez toujours joindre le service client ou visualiser les diverses options de dépannage.

Si vous oubliez votre mot de passe, vous devez taper l’adresse e-mail indiquée durant l’inscription ainsi que le numéro SIREN.

Pourquoi utiliser le coffre fort numérique arkevia ?

Connectez-vous à Arkevia et bénéficiez des nombreux avantages que les coffres-forts électroniques peuvent vous offrir.

Tout d’abord vous profiterez d’un gain de temps et d’une simplification de toutes vos missions RH. Nul besoin d’imprimer des documents papiers, car le coffre-fort se chargera de les stocker efficacement. Cela conduira bien évidemment à une réduction des coûts relatifs à l’impression.

Outre cela, Arkevia mise avant tout sur la confidentialité des données. Personne d’autre que vous ne peut accéder à ces informations. C’est un endroit sûr pour garder les documents comme les bulletins de salaire ou les autres documents administratifs.

L’usage d’un coffre-fort électronique engage les ressources humaines dans une voie innovante et écologique. Le salarié lui, est plus indépendant, car il peut télécharger les pièces justificatives nécessaires demandées par le service RH.

FAQ : on répond à vos questions sur arkevia !

Comment consulter des documents sur arkevia ?

Le coffre-fort Arkevia permet d’accéder à un vaste choix de documents sur son lieu de travail ou à domicile. Il faut avoir une connexion internet pour se connecter.

Vous aurez accès à divers dossiers comme : Mes documents, Boîte de réception, Corbeille. 24H/24 et 7J/7 vous pouvez tout visualiser.

  • Allez sur la page de connexion myarkevia en suivant le lien officiel http://www.myarkevia.com
  • Suivez les étapes indiquées plus haut pour pouvoir accéder à votre espace numérique
  • Visualisez vos documents.

Quels sont les modules utilisant ce coffre-fort ?

Ce coffre-fort a une excellente couverture fonctionnelle et couvre divers aspects :

  • Paie et gestion administrative ;
  • GRH ;
  • Dématérialisation RH ;
  • Portail RH ;
  • Gestion du temps et des activités.

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

La dématérialisation est une excellente solution apportant aussi bien des bénéfices pour les entreprises que les particuliers : gain de temps, sécurité des documents confidentiels, accessibilité en tout temps, risque de perte limité…

Problèmes de connexion à arkevia : que faire ?

Il se peut que vous ayez oublié votre mot de passe. Après 3 tentatives, vous pouvez demander de l’assistance auprès d’un conseiller client. Vous pouvez aussi accéder à la zone d’accès client en remplissant le formulaire disponible.

Vous recevrez un nouveau code confidentiel. Mais pour des raisons sécuritaires vous devez le changer après la 1ère connexion.

Qui peut accéder à mon offre ?

Vous êtes la seule personne pouvant accéder à votre coffre-fort numérique. Votre employeur peut aussi y accéder afin de déposer des données confidentiels et relatives à la concrétisation d’un projet professionnel.

Si vous utilisez un PC sur lequel d’autres personnes travaillent, alors pensez à déconnecter votre compte.

Ce que l’on retient d’Arkevia

Les salariés peuvent visualiser leurs bulletins de salaire en tout temps, déposés par son employeur et être alertés par email à chaque dépôt. Ils peuvent créer leurs répertoires et classer les divers documents facilement. De plus via son espace personnel il est possible de partager des informations avec un tiers.

Le coffre-fort électronique permet de conserver ses données sans risque de les perdre. L’environnement est fiable et sécurisé, répondant aux dispositions de la Cnil et des normes RGPD.

 

 

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