Sommaire
Toutes les entreprises actuelles sont particulièrement vulnérables face à la perte de données. Ces actifs intangibles sont caractérisés par des données sensibles qui risquent de mettre en péril l’activité de l’entreprise. Le manque de sécurisation de ces données de valeurs expose l’entité à des risques de contentieux. Des solutions existent pour protéger aux mieux ces actifs intangibles. Découvrez lesquelles dans cet article.
Quelle menace peut conduire à la perte des documents de valeurs en entreprise ?
Les documents de valeur en entreprise (qui peuvent être stockés sur my people doc par exemple) constituent les cibles principales des piratages et de l’espionnage industriel . Devenues les nerfs de la guerre dans le commerce en ligne, les données sensibles doivent bénéficier d’une protection optimale, conforment aux obligations et aux législations actuelles de la sécurisation des données. En effet, la loi informatique et liberté axée dans la gestion des documents oblige chaque entité à sécuriser leurs données personnelles et leurs documents de valeur.
Les risques auxquels chaque organisme s’expose sont variables, à savoir :
- Une attaque informatique, ou un piratage du système informatique de l’entreprise ;
- Le vol des matériels informatiques ;
- Un virus informatique ;
- Un incendie ou une inondation qui ravagent le local de l’entreprise ;
- Une mauvaise manipulation de la part des collaborateurs ;
- Ou encore, une panne au niveau du système informatique, un disque dur qui crashe ou autres…
À ces titres, ces imprévus exposent l’entité à des risques graves. Ainsi, il importe d’instaurer les bonnes pratiques pour protéger au mieux vos documents de valeur en entreprise.
Quels sont les moyens de réduire les risques de perte des documents de valeur en entreprise ?
Les options sont nombreuses entre les formules numériques et les solutions physiques. Mais, une étude des produits disponibles sur le marché vous conduit invariablement vers le site de Frankel, qui propose des coffres-forts hautement sécurisés pour stocker vos documents de valeurs.
Les coffres-forts professionnels pour une protection sans faille
Pour protéger vos contrats, des documents administratifs (que vous pouvez regrouper avec la technique de fusionner pdf et pdf joiner), les documents importants, les documents personnels, les dossiers de vos employés et tous les autres documents sensibles de votre entreprise, Frankel vous propose des coffres-forts hautement performants.
Ces accessoires vous promettent des protections infaillibles pour vos biens de valeur et objets précieux puisqu’ils sont sécurisés contre le vol et les effractions. Blindées, ces armoires fortes sont sécurisées, avec des systèmes coupe-feu. Ils sont ignifugés et traités pour résister à tous les types d’incidents comme le feu et l’eau. À vous de choisir alors parmi les modèles de coffres-forts proposés sur le marché, tels que :
- Le coffre-fort blindé à poser ;
- Le coffre-fort à serrure à clé ;
- Le petit coffre-fort au système de verrouillage blindé ou mini coffre-fort ;
- Le coffre-fort à encastrer ou armoire forte ;
- Le coffre-fort à la banque ;
- Le coffre-fort numérique ;
- Le coffre-fort ignifuge ou anti-feu.
La numérisation et la sauvegarde digitale de vos documents
La numérisation des documents-papier, des documents confidentiels (tout savoir sur le coffre fort numérique digiposte ), des documents administratifs, et autres documents importants s’avère pratique pour préserver les originaux placés en lieux sûrs dans un coffre-fort professionnel . Le recours à un système d’archivage électronique permet de passer à la dématérialisation des documents et des données en documents-papier (plus d’infos sur le coffre fort numérique et ses atouts sécuritaires). Cette action permet de limiter la manipulation des dossiers physiques juste aux ayants droit d’accès et restreint la circulation des fichiers.
Cette méthode reste pratique parce que les documents numériques sont accessibles 24 h sur 24 h pour une communauté restreinte. Un responsable de traitement s’occupe alors de l’archivage numérique. Toutefois, pour que les documents gardent leurs valeurs probatoires et leurs authenticités, la numérisation doit être effectuée sous la norme européenne de process certifié NF Z 42-013, avant d’être sauvegardée sur les différents supports suivants :
- Un disque dur externe ;
- Une clé USB ;
- Gravé sur des CD ou des DVD ;
- Serveur de sauvegarde ou un cloud privé comme AWS ;
- Les logiciels en mode SaaS telle que Dropbox, Google Drive, etc.
Par ailleurs, la CNIL restreint dans le temps la conservation de certains documents. Il faut aussi rappeler que la sauvegarde de tous les documents n’est pas non plus judicieuse et risque de remplir inutilement vos espaces d’archivages et vos moyens de stockage. L’idéal est alors de se renseigner auprès des autorités compétentes comme la CNIL.
