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Pour les entreprises évoluant dans les secteurs sensibles de l’industrie (aéronautique, informatique, automobile, etc.), les institutions publiques et même les PME, la sécurité prime par-dessous tout. Pour sécuriser et gérer optimalement leur système d’information, les organisations peuvent désormais miser sur les coffres-forts numériques. Ce service de stockage permet d’archiver ses documents en ligne tout en préservant leur confidentialité et leur valeur juridique.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne qui permet de stocker ses fichiers sensibles dans un environnement sécurisé. Cette solution intègre par ailleurs un système d’archivage électronique qui permet de conserver les documents afin d’en suivre la traçabilité et les modifications.
Documents fiscaux, plans numérisés, brevets, etc., il est possible d’y conserver ses données en toute simplicité. Bien entendu, le choix de son coffre-fort numérique (comme le digiposte coffre fort par exemple) doit être conditionné par plusieurs critères.
Idéalement, privilégiez un prestataire qui stocke les données en France, certifié AFNOR NF Z42-020 et qui propose des moyens de sécurité efficaces.
Quelle est l’utilité du coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique est une solution de stockage cloud qui s’adresse spécifiquement aux entreprises. Ces dernières peuvent y conserver tous leurs documents (contrats, devis, factures, etc.) et y accéder facilement depuis n’importe quel terminal (tablette, smartphone, ordinateur, etc.).
L’entreprise peut également créer des espaces dédiés à ses salariés. Ainsi, ils pourront y stocker leurs bulletins de paie, leurs relevés bancaires, fichiers 3D, photos, etc.). À l’endroit de ses clients et partenaires, le coffre-fort numérique est la solution toute trouvée pour leur permettre d’accéder à leurs factures, contrats d’assurance, actes notariés, etc.
Coffre-fort numérique ou solution classique de stockage en ligne ?
Les solutions classiques de stockage en ligne ont un gros défaut : la sécurité. Il est fréquent que des comptes se fassent hacker ou que des pirates exploitent des failles de sécurité des services d’hébergement. Par ailleurs, la politique de confidentialité est loin d’être optimale. Certains services n’hésitent pas à exploiter les données de leurs clients à diverses fins.
Chiffrement des données, double authentification, authentification par empreintes digitales, protection des métadonnées, gestion efficace des droits d’accès, identification électronique (signature électronique, certificat électronique, horodatage, etc.)., de nombreux procédés garantissent la protection et l’intégrité des données.
Quels sont les principaux avantages du coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique permet aux organisations d’accélérer le processus de numérisation des documents. Avec cette solution, l’entreprise peut désencombrer ses locaux en réduisant le volume de document papier.
Vient ensuite le fait que les collaborateurs peuvent échanger les documents via un environnement totalement sécurisé. Pour sa part, l’option de synchronisation facilite la sauvegarde des données.
Le coffre-fort numérique préserve la confidentialité des données, favorise la mise en œuvre d’un archivage à vocation probatoire, facilite la gestion documentaire, etc. En somme, voici les principaux avantages qu’offre ce service en ligne :
- la signature électronique pour identifier un utilisateur ;
- l’horodatage pour certifier la date de modification d’un document ;
- la traçabilité de l’ensemble du processus de dématérialisation ;
- une solution simple pour gagner en productivité et en mobilité ;
- une gestion simplifiée des documents ;
- un espace de stockage fiable pour se protéger des risques de vol, de modification et de destruction des documents.
