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La gestion d’une entreprise n’est pas une mince affaire. Cela nécessite du temps, des ressources matérielles, financières et humaines ajoutées à une bonne dose de détermination. Il est parfois nécessaire de se faire accompagner dans certaines tâches pour lesquelles l’on n’a pas les compétences. Cela vous permet de vous concentrer sur vos activités principales en déléguant une partie de vos projets ou missions à des prestataires spécialisés. Il s’agit de l’externalisation ou de l’outsourcing. Cette solution offre de nombreux avantages, surtout pour les start-ups. Cependant, avant d’envisager cette solution, vous devez prendre en compte un certain nombre de paramètres. Voici nos conseils pour une externalisation économique réussie.
Faire le choix d’un expert-comptable en ligne
Confier la comptabilité à un expert-comptable en ligne peut être un choix judicieux pour une start-up. Ce service est peu coûteux au vu des nombreux avantages qui en découlent. Recruter un comptable dans l’entreprise est une charge énorme sur le budget : salaire, formation, etc. Externaliser cette fonction permet à l’entreprise de bénéficier des services d’un comptable expérimenté à moindre coût. Ce partenaire privilégié sera chargé de :
- tenir régulièrement la comptabilité dans le strict respect des normes comptables
- réviser les comptes de l’entreprise
- élaborer les états financiers et les comptes annuels de l’entreprise
- monter la liasse fiscale et la transférer à l’administration fiscale
- certifier les comptes en attestant de leur régularité et de leur cohérence
Les missions de l’expert-comptable vont au-delà de la simple tenue des comptes. Il a aussi pour rôle d’attirer votre attention s’il constate des difficultés financières. Il a aussi l’obligation d’anticiper sur ces difficultés. C’est pourquoi il doit avoir une vision transversale de votre entreprise qui lui permet d’intervenir à différents niveaux.
En tant que chef d’entreprise, pour le pilotage de votre activité, les conseils d’un comptable en ligne peuvent vous être très utiles : ce professionnel est aussi en mesure de vous donner des conseils avisés sur la gestion de votre trésorerie et vos décisions stratégiques. Nous vous conseillons également de lui confier la rédaction de vos contrats de travail et l’édition des fiches de paie. C’est un professionnel expérimenté qui peut en outre vous aider à élaborer vos tableaux de bord stratégiques.
Ce dernier est en mesure de vous apporter des conseils sur des aspects variés tels que :
- la fiscalité, celle de l’entreprise et votre fiscalité personnelle en tant que dirigeant d’entreprise
- votre régime social
- les charges sociales qui vous incombent et vos relations avec les organismes sociaux
- la situation financière de l’entreprise et les prévisions
Conseils pour bien réussir l’externalisation des services
Voici quelques conseils pour vous aider à réussir l’externalisation de vos tâches.
Anticiper vos besoins de prestations
N’attendez pas d’être entièrement submergé par les travaux pour faire appel à un prestataire. Notez qu’en faisant appel à un professionnel externe, celui-ci aura besoin d’un briefing. Il doit également s’imprégner des réalités de l’entreprise avant de commencer à travailler. C’est une mission qui peut être chronophage. Nous vous recommandons d’anticiper sur ce point afin que le prestataire soit opérationnel avant que les activités ne décollent vraiment.
Bien définir les tâches à externaliser
Toutes les tâches ne peuvent pas faire l’objet d’une externalisation. Surtout en matière de comptabilité, il y a des tâches sur lesquelles il est judicieux d’avoir le contrôle total. C’est pourquoi vous devez commencer par faire la liste des missions qui vous semblent moins importantes et qui peuvent faire l’objet d’un outsourcing prudent, au commencement du moins.
Rédiger le cahier des charges à destination du prestataire
Dans un document clair et bien élaboré, faites comprendre à votre prestataire ce qui est attendu de lui. Dès le départ, ce dernier doit connaître l’envergure de ses missions, à savoir les tâches à exécuter, leur ordre de priorité et les délais à respecter. Rédiger ce document vous permet de lui partager votre vision des choses. Cela vous évite aussi des incompréhensions et des désaccords dans le futur.
Le cahier de charge doit prévoir le descriptif intégral de la mission du prestataire : son rôle, les moyens mis à disposition, la rémunération, etc. Ne laissez place à aucune ambiguïté qui pourrait être une source de conflit plus tard.
Outsourcing : bien sélectionner les prestataires
Le choix du prestataire doit se faire avec soin, et les missions doivent être confiées à des personnes de confiance. Il y va de la pérennité des activités. Pour le choix d’un prestataire comptable par exemple, vous devez vous assurer avant tout qu’il est inscrit à l’ordre des experts-comptables. Cela implique qu’il est un professionnel assermenté et que vous pouvez lui confier la mission en toute sécurité. S’il intervient en ligne, vous pouvez consulter les avis des clients et vous assurer vous-même des différentes prestations qu’il offre.
La sélection du prestataire ne se fait pas à la va-vite. Vous devez prendre votre temps pour le sélectionner de manière objective. Si la tâche à lui confier est importante, vous devez prendre encore plus de temps pour analyser les différents dossiers.
La réussite de l’outsourcing repose essentiellement sur la sélection des bons prestataires, ainsi votre choix ne doit pas se limiter seulement aux tarifs. Voyez également les services offerts, l’expérience dont il dispose et sa capacité à répondre à vos exigences. Passez du temps avec celui que vous aurez retenu afin de le connaître davantage.
Une fois le prestataire choisi, ne signez pas immédiatement un contrat avec lui. Soumettez-le au préalable à une période de test d’un mois environ. Cela vous permettra de juger de son expertise et de sa capacité à travailler avec vous.
Un climat de confiance doit régner entre vous, car vous êtes amenés à collaborer sur des dossiers sensibles qui touchent à la pérennité de votre activité.
Élaborer des outils collaboratifs
Vous devez garder le contact permanent avec vos collaborateurs externes. À tout moment, vous devez pouvoir dialoguer avec eux et partager des documents indispensables à la bonne exécution de leurs missions. Il peut s’agir d’outils gratuits en ligne qui facilitent le partage des fichiers, ainsi que des outils de communication que vous pouvez utiliser sans trop dépenser.
L’externalisation est une démarche qui permet à l’entreprise d’optimiser ses ressources et accroitre sa productivité. En confiant certaines de ses activités à des indépendants, le chef d’entreprise peut se focaliser quasi exclusivement sur le développement de ses activités.
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