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Êtes-vous à la recherche des meilleurs moyens à mettre en place pour mieux gérer votre entreprise et donc faire avancer votre affaire ? Pensez à procéder à la dématérialisation de vos documents d’entreprise. Voici un article pour vous aider à mieux comprendre ce concept pour l’adopter facilement.
La dématérialisation : qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’un processus de conversion des actions et des titres physiques que vous disposez, sous forme électronique ou numérique. La dématérialisation a pour objectif de faciliter le processus de vente, d’achat, de détention et de transfert d’actions tout en le rendant infaillible et rentable.
Pourquoi la dématérialisation est-elle nécessaire ?
Il est généralement difficile de garder une trace des documents papier. En plus de cela, la quantité importante de papiers qui ne cesse d’augmenter chaque jour peut être difficile à gérer. Cela peut entraîner une perte de vos documents. C’est pourquoi il est fortement recommandé d’opter pour la dématérialisation des documents papiers au sein de votre entreprise. Vous pouvez ainsi économiser aussi bien du temps que de l’argent.
Les étapes de la dématérialisation à suivre
Il vous est aussi conseillé de faire appel au service d’un professionnel de la dématérialisation comme le Groupe Hexapage pour vous accompagner dans cette démarche. Pour dématérialiser, il faut :
- numériser vos documents (et sécurisez-les avec un coffre fort numérique) ;
- archiver les documents une fois qu’ils sont numérisés (plus d’infos sur le coffre fort numérique digiposte ) ;
- intégrer les étapes de l’évolution de chaque document ;
- certifier chacune de ces étapes.
Si vous souhaitez réussir votre projet de dématérialisation, il faut vous rappeler qu’il ne s’improvise pas. En effet, si vous souhaitez aller loin, vous devez ménager votre monture. Vous avez donc besoin d’avoir une méthodologie. Vous pouvez par exemple appliquer la méthode PDCA :
- Planifier : cela vous permet de reconnaître une opportunité et de planifier un changement ;
- Développer : cette étape vous permet de tester le changement. Il vous est alors conseillé de réaliser une étude à petite échelle ;
- Contrôler : c’est l’occasion d’examiner le test, d’analyser les résultats et d’identifier ce que vous avez appris ;
- Ajuster : c’est le moment d’agir en fonction de ce que vous avez appris lors de l’étape de l’étude. Si jamais le changement n’a pas marché, recommencez le cycle avec un plan différent. Si vous avez réussi, intégrez ce que vous avez appris du test dans des changements plus larges. Utilisez ce que vous avez appris afin de planifier de nouvelles améliorations et de recommencer le cycle (inspirez-vous d’ agendis , logiciel de gestion du temps de travail pour les pompiers).
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
Vous n’êtes pas encore convaincu de dématérialiser les documents au sein de votre entreprise (testez l’outil RH my people doc pour la dématérialisation des documents, par exemple) ? Voici les avantages de ce concept, de quoi vous convaincre davantage. Il faut préciser qu’aujourd’hui, la plus grande partie des échanges se fait en ligne. En dématérialisant, vous pouvez donc facilement communiquer avec vos collaborateurs, vos partenaires et vos clients. C’est par exemple le cas avec les devis, les factures, les bons, etc.
Grâce à la dématérialisation, vous pouvez utiliser des logiciels spéciaux. De ce fait, il y a moins d’erreurs dans vos documents. Il faut avouer que les papiers sont de véritables terrains pour les erreurs. Cela peut alors fausser certaines informations et être préjudiciable.
L’autre grand avantage de la dématérialisation est le fait que vous pouvez facilement et rapidement tracer vos documents (découvrez comment fusionner pdf avec pdf joiner).
